При передаче конфиденциальной информации необходимо строго соблюдать требования, установленные законодательством, договорными обязательствами и внутренними нормативными актами организации. Например, раскрытие информации, составляющей профессиональную тайну, возможно только по решению суда или в соответствии с федеральным законом (часть 6 статьи 9 Закона об информации, информационных технологиях и о защите информации).
Важно документировать факт передачи информации и ее состав, например, путем составления акта или описи вложения при отправке ценным письмом.
Рекомендуется вести внутренний учет переданной конфиденциальной информации. В ряде случаев это является юридической обязанностью: например, необходимо вести учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну (пункт 3 части 1 статьи 10 Закона о коммерческой тайне).
Соблюдение ограничений и требований:
Законодательство: требования зависят от вида конфиденциальной информации. Для передачи персональных данных, как правило, требуется согласие субъекта (статья 7 Закона о персональных данных).
Договор с контрагентом: передача конфиденциальной информации, полученной от контрагента, должна соответствовать условиям договора. Нарушение может повлечь ответственность, включая штрафы и возмещение убытков (пункты 1 статьи 330 и 1 статьи 393 Гражданского кодекса РФ).
Локальные нормативные акты: внутренние правила организации могут определять круг лиц, имеющих право доступа к информации и ее передачи.
Оформление акта приема-передачи документов с конфиденциальной информацией:
Необходимо указать:
Место и дату составления акта.
Основание передачи информации: ссылка на нормы закона или пункты договора (с указанием реквизитов), предусматривающие или разрешающие передачу. Акт может быть оформлен как приложение к договору.
Сведения о сторонах: наименование, ОГРН, ИНН передающей и принимающей сторон. Также необходимо указать фамилию, имя, отчество (при наличии), должность и реквизиты документов, на основании которых лица действуют от имени сторон.
Факт передачи документов, содержащих конфиденциальную информацию.
Реквизиты передаваемых документов: номера, даты, названия, количество экземпляров и страниц. Необходимо указать форму передачи документов: оригинал, копия, выписка и т.п. Это позволит четко зафиксировать переданную информацию.