В соответствии с принципом свободы договора стороны вправе согласовать порядок приемки товара по своему усмотрению, не нарушая при этом обязательные требования. Договор может детально описывать процедуру приемки, включая состав участников, сроки и порядок осмотра и проверки товара, а также порядок уведомления поставщика о выявленных недостатках. Альтернативно, стороны могут сослаться на применимые нормативные документы, применяемые на добровольной основе, или использовать смешанный подход, сочетающий договорные условия и отсылки к нормативным документам.

Приемка товара по качеству и количеству может регламентироваться:

законами, включая общие положения Гражданского кодекса РФ (ст. ст. 513, 515, 474, 484 и др.) и специальные законы о купле-продаже отдельных видов товаров (п. 3 ст. 454 ГК РФ);

иными обязательными правовыми актами, регулирующими особенности купли-продажи отдельных видов товаров (п. 3 ст. 454 ГК РФ), например, правилами обращения с ломом металлов или инструкциями по контролю качества нефтепродуктов;

нормативными документами, применяемыми на добровольной основе, такими как Инструкции N N П-6 и П-7;

договором, в котором стороны могут установить собственный порядок приемки (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Применение Инструкций N N П-6 и П-7 к отношениям сторон является добровольным и требует согласования в договоре поставки (п. 4 ст. 421 ГК РФ). В случае согласования, приемка товара должна осуществляться в соответствии с данными инструкциями (п. 14 Постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 N 18). Перед согласованием необходимо проверить, соответствуют ли положения инструкций интересам сторон, и предусмотреть возможность применения их лишь в определенной части.

Для придания обязательной силы добровольно применяемому нормативному документу, необходимо сослаться на него в договоре, указав конкретные разделы или пункты (п. 4 ст. 421, п. 1 ст. 422 ГК РФ). Рекомендуется проверить полноту охвата необходимых условий и дополнить договор недостающими положениями.

При согласовании собственного порядка приемки товара, необходимо убедиться в его соответствии императивным правилам (п. 1 ст. 422 ГК РФ) и особенностям товара, включая необходимость специальных методов измерения и проверки.

Договор может содержать условия о:

составе лиц, участвующих в приемке, с указанием должностей и полномочий, подтвержденных документами. Возможно указание общего условия о приемке товара на основании доверенности;

порядке привлечения представителя поставщика к приемке товара, особенно при передаче товара транспортной организацией, включая порядок уведомления, полномочия представителя и последствия его неявки;

порядке привлечения третьих лиц (экспертов) при возникновении необходимости;

перечне действий покупателя по приемке товара, таких как обеспечение транспорта, проверка правил перевозки, наличие технических средств для погрузочно-разгрузочных работ, обеспечение доступа к помещению для приемки, наличие измерительных приборов и соблюдение особых условий хранения;

порядке и сроках осмотра и проверки товара по количеству и качеству. Возможно указание, что передача товара осуществляется по тарным местам или весу брутто, а осмотр и проверка качества и количества производятся в течение определенного времени после этого. Подписание накладной не должно означать осмотр и приемку товара.

порядке осмотра и проверки товара, поставленного в поврежденной упаковке, включая обязанность покупателя вскрыть упаковку и проверить товар в месте вручения, а также зафиксировать факт повреждения в соответствующих документах.

Также необходимо согласовать порядок и сроки уведомления поставщика о выявленных несоответствиях и недостатках товара, включая порядок составления и направления документов, проведения экспертизы и распределения расходов на нее.

Возможен смешанный порядок приемки, при котором часть условий регулируется нормативными документами, а часть – договорными положениями. Важно проверить соответствие такого порядка императивным правилам.