Акт приема-передачи автомобиля составляется в письменной форме в момент фактической передачи транспортного средства от продавца покупателю. Документ должен содержать дату и место составления, полные идентификационные данные автомобиля, сведения о его техническом состоянии, а также реквизиты договора купли-продажи. Необходимо указать перечень документов и принадлежностей, передаваемых вместе с автомобилем. Акт подписывается уполномоченными лицами с указанием их данных и документов, подтверждающих их полномочия. Данный акт служит доказательством своевременной передачи автомобиля, соответствующего условиям договора, и его принятия покупателем, фиксируя дату совершения передачи. До тех пор, пока обратное не будет доказано, акт подтверждает факт передачи права собственности.
Акт приема-передачи оформляется в письменном виде. Рекомендуется подготовить три экземпляра: для продавца, покупателя и Госавтоинспекции. Акт подтверждает переход права собственности на автомобиль, который, как правило, происходит с момента передачи транспортного средства (пункт 1 статьи 223 Гражданского кодекса Российской Федерации, часть 2 статьи 15 Федерального закона от 03.08.2018 N 283-ФЗ, пункт 28 Правил государственной регистрации транспортных средств, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.12.2019 N 1764). Форма акта может быть произвольной, однако, если форма согласована в приложении к договору, следует использовать именно ее. Для целей бухгалтерского учета акт в произвольной форме должен содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете. Возможно использование унифицированной формы N ОС-1 или универсального передаточного документа (УПД), однако они могут потребовать дополнений для подробного описания автомобиля и отражения важных сведений.
В акте приема-передачи необходимо указать реквизиты договора купли-продажи, удобно указав их в названии акта. Также необходимо указать данные продавца и покупателя: полные наименования и регистрационные данные (ОГРН/ОГРНИП, ИНН), должности, фамилии и инициалы лиц, подписывающих акт, и документы, подтверждающие их полномочия. Указание этих данных необходимо для подтверждения того, что акт фиксирует передачу автомобиля по конкретному договору и подписанты уполномочены на совершение данной сделки.
Для подтверждения исполнения сторонами обязательств по передаче и получению автомобиля в акте следует указать факт передачи автомобиля продавцом и его принятия покупателем, что подтверждает факт передачи. Это поможет продавцу подтвердить надлежащее исполнение обязанности по передаче автомобиля (пункт 1 статьи 456 Гражданского кодекса Российской Федерации). Также необходимо указать, что покупатель осмотрел автомобиль, его принадлежности и документы, сверил идентификационные номера с данными ПТС и выполнил все необходимые действия для передачи и получения автомобиля. Если договор предусматривает дополнительные действия, следует указать, что автомобиль принят в полном соответствии с условиями договора, со ссылкой на соответствующий пункт (пункт 2 статьи 484 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Обязательно укажите в акте дату фактической передачи автомобиля, то есть момент, когда продавец вручил автомобиль покупателю, и тот фактически получил владение им (пункт 1 статьи 224 Гражданского кодекса Российской Федерации). Если в акте указана дата его составления, она считается датой передачи, если не оговорено иное. Важно закрепить дату фактической передачи, поскольку она связана с различными юридическими последствиями.
С даты передачи автомобиля к покупателю переходит риск случайной гибели или повреждения, если автомобиль доставляется продавцом. Если покупатель забирает автомобиль самостоятельно, риск переходит с момента готовности автомобиля к передаче и уведомления покупателя. Эти правила действуют, если иное не предусмотрено договором (пункты 1 статей 458 и 459 Гражданского кодекса Российской Федерации). С этой даты начинает течь гарантийный срок изготовителя или установленный договором гарантийный срок продавца (пункт 1 статьи 471 Гражданского кодекса Российской Федерации). Также с этой даты к покупателю переходит право собственности на автомобиль, и в течение 10 дней он должен поставить автомобиль на учет в Госавтоинспекции (пункт 1 статьи 223 Гражданского кодекса Российской Федерации, пункты 1 и 3 части 3 статьи 8 Федерального закона от 03.08.2018 N 283-ФЗ).
В акте необходимо указать государственный регистрационный знак автомобиля (при наличии), идентификационный номер (VIN), марку, модель, тип, год выпуска, номер кузова, мощность двигателя, цвет и другие индивидуализирующие признаки. Эти данные должны совпадать с данными в договоре, что подтвердит передачу конкретного автомобиля.
Перечислите в акте все документы и принадлежности, передаваемые вместе с автомобилем: ПТС (при отсутствии электронного паспорта), свидетельство о регистрации (при наличии), гарантийную книжку, диагностическую карту, инструкцию по эксплуатации, ключи, запасное колесо, домкрат, буксировочную проушину, дополнительное оборудование (сигнализация, магнитола и т.п.) с указанием марки, серийного номера и комплектации. Полный перечень переданного подтвердит исполнение продавцом обязательств по передаче всех документов и принадлежностей (пункт 2 статьи 456 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Опишите в акте техническое состояние автомобиля на момент передачи. Если автомобиль новый и не имеет недостатков, укажите это, подтвердив его техническую исправность и соответствие условиям договора, а также отсутствие претензий со стороны покупателя. Если автомобиль подержанный, укажите пробег и перечислите недостатки, оговоренные в договоре. Если при осмотре обнаружены новые недостатки, зафиксируйте их в акте, указав, что они возникли до передачи. В этом случае ответственность за них несет продавец, и покупатель сможет потребовать их устранения или уменьшения цены (пункты 1 статей 475 и 476 Гражданского кодекса Российской Федерации).