Для применения системы электронного документооборота необходимо получить учетную запись с логином и паролем от оператора системы. Например, регистрация на порталах государственных органов позволяет отправлять им сообщения и получать государственные услуги. Простая электронная подпись может использоваться и без специализированной информационной системы. В этом случае требуется заключить с контрагентом соглашение об электронном обмене документами, где в качестве подписи будут выступать адрес электронной почты и пароль от почтового ящика.
Создание простой электронной подписи для использования в информационной системе:
Электронные документы могут быть отправлены через специализированные информационные системы или сервисы электронного документооборота. При соблюдении определенных условий такие документы считаются подписанными простой электронной подписью (далее – простая ЭП). Для использования простой ЭП в системе необходимо:
Подключиться к системе. Это можно сделать самостоятельно, создав собственную систему (например, для внутреннего документооборота), утвердив приказом руководителя порядок ее использования и правила идентификации участников по подписи. Альтернативно, можно заключить платный договор с оператором существующего сервиса, получив доступ к программе или сайту оператора.
При желании подписывать договоры и обмениваться документами с контрагентами через такой сервис, необходимо предварительно заключить с ними соглашение о применении конкретной системы и ее правил. Рекомендуется оформлять такое соглашение в бумажном виде с подписями руководителей или уполномоченных представителей сторон для предотвращения споров.
Зарегистрироваться на специализированном интернет-портале, например, государственного органа, для обмена сообщениями. Такая регистрация обычно бесплатна.
Получить ключи электронной подписи. При использовании сервисов создается или получается от оператора учетная запись с логином и паролем. Логин служит ключом проверки ЭП, а пароль – ключом ЭП. Ключ ЭП должен использоваться в соответствии с правилами информационной системы.
За нарушение правил создания, замены и выдачи ключа ЭП, а также правил использования государственных информационных систем предусмотрена административная ответственность. Например, за нарушение конфиденциальности ключа ЭП при использовании ГИС ЕСИА должностным лицам грозит штраф от 7 до 10 тысяч рублей, а юридическим лицам – от 50 до 200 тысяч рублей.
Важно отметить, что получение ключа ЭП часто требует подтверждения личности подписанта. Закон признает документ подписанным простой ЭП, если он содержит саму подпись или информацию, идентифицирующую лицо, создавшее или отправившее документ. Например, доступ к внутренней системе электронного документооборота предоставляется только сотрудникам, чья личность установлена при приеме на работу.
Создание простой электронной подписи для обмена документами без информационной системы:
Юридически значимый электронный документооборот возможен и вне специализированных информационных систем, например, посредством электронной почты. Для того чтобы документы, отправленные таким образом, считались подписанными простой ЭП, необходимо предварительно заключить с контрагентом соглашение об обмене документами с использованием простой ЭП. В соглашении обязательно следует указать:
Правила идентификации подписанта по его простой ЭП. Например, можно установить, что направлением документа с корпоративной электронной почты считается его подписание. Необходимо уточнить, от каких лиц и с каких адресов будут отправляться сообщения. В этом случае ключом ЭП будет пароль от почтового ящика, а ключом проверки ЭП – адрес электронной почты.
Обязанность соблюдать конфиденциальность ключа простой ЭП. Эта обязанность возлагается на лицо, которое создает и/или использует ключ ЭП.
Рекомендуется составлять такое соглашение в бумажной форме с подписями руководителей или уполномоченных представителей сторон. В случае возникновения споров такое соглашение послужит доказательством юридической силы подписанных электронных документов.