Усиленная неквалифицированная электронная подпись является цифровым аналогом собственноручной подписи и может применяться в случаях, предусмотренных законодательством или соглашением сторон. Она находит применение при заключении договоров с контрагентами и организации внутреннего документооборота компании. По уровню защиты эта подпись превосходит простую электронную подпись, поскольку использует специальные средства для создания и позволяет идентифицировать автора правок в документе, однако уступает в защищенности квалифицированной электронной подписи.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается путем криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа и специализированных программных средств. Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, посредством открытого ключа проверки, передаваемого подписантом. Кроме того, данная подпись обеспечивает защиту документа от изменений, позволяя получателю обнаружить любые правки, внесенные после подписания.
Документы, подписанные усиленной неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью при наличии соответствующего указания в законе, ином правовом акте, включая нормативные акты Банка России, или в соглашении сторон, регулирующем обмен электронными документами. Если такое равенство предусмотрено законом или актом государственного органа, дополнительные соглашения не требуются. В иных случаях необходимо заключить письменное соглашение с контрагентом, определяющее порядок проверки электронной подписи, до начала электронного документооборота. Такое соглашение послужит доказательством в случае споров. Документ, подписанный усиленной неквалифицированной электронной подписью и приравненный к бумажному, как правило, также считается равнозначным документу, заверенному печатью, если иное не установлено законодательством или соглашением сторон.
Применение усиленной неквалифицированной электронной подписи допустимо, если законодательство или соглашение сторон не устанавливают иные требования к виду электронной подписи. На практике этот вид подписи используется реже, в частности, гражданами и некоторыми иностранными лицами для подачи электронных документов в налоговые органы через личный кабинет налогоплательщика. При наличии выбора стороны редко предпочитают неквалифицированную подпись из-за ее сложности в получении по сравнению с простой электронной подписью и меньшей универсальности и защищенности по сравнению с квалифицированной электронной подписью. Тем не менее, она обеспечивает быстрый и удобный электронный документооборот с защитой от несанкционированных изменений, что делает ее пригодной для внутреннего документооборота организации или обмена юридически значимыми документами с контрагентами.
Во внутреннем документообороте усиленная неквалифицированная электронная подпись может использоваться для подписания приказов, служебных писем и договоров. Для этого организации необходимо утвердить локальным нормативным актом применение такой подписи в корпоративной информационной системе. Организация может самостоятельно создать такую систему или заключить договор с оператором существующего сервиса.
В отношениях с контрагентами усиленная неквалифицированная электронная подпись удобна для заключения договоров, поскольку подписанные электронные сообщения, содержащие оферту и акцепт, могут считаться заключенным договором. Также она применяется для обмена иными электронными документами, такими как письма, накладные, акты и счета. Банковские системы часто предусматривают использование таких подписей для оформления платежных поручений. Первичные документы также могут быть подписаны усиленной неквалифицированной электронной подписью. Отправка документов может осуществляться через информационную систему или по электронной почте. Использование сервиса обеспечивает более высокую степень защиты и хранение документов, что облегчает доказывание в случае споров, но чаще всего является платным.
Способ отправки, вид электронной подписи и порядок ее проверки должны быть отражены в соглашении с контрагентом. Требование о наличии подписи при совершении сделки с использованием электронных или иных технических средств считается выполненным при использовании любого способа, позволяющего достоверно определить лицо, выразившее волю. Неквалифицированная электронная подпись может являться одним из таких способов, если ее использование предусмотрено законом, правовыми актами или соглашением сторон.
Использование усиленной неквалифицированной электронной подписи недопустимо в случаях, когда законодательство запрещает составление документа в электронном виде (например, вексель) или прямо требует использования простой или квалифицированной электронной подписи для подписания электронного документа.