Для оценки соблюдения порядка оформления приема на работу рекомендуется использовать проверочный лист, применяемый Государственной инспекцией труда (ГИТ). Процедура самопроверки включает ответы на вопросы, содержащиеся в проверочном листе, с целью выявления нарушений. Наличие ответа «нет» указывает на необходимость исправления выявленных несоответствий. Дополнительно можно воспользоваться онлайн-сервисом Роструда «Электронный инспектор» для получения рекомендаций и образцов документов.
Самопроверка может быть организована следующим образом:
Использование проверочного листа (Приложение 1 к Приказу Роструда от 01.02.2022 N 20) для оценки соблюдения порядка оформления приема на работу каждого сотрудника.
Для удобства рекомендуется ведение электронной таблицы (например, в Excel) для обобщения информации, выявления несоответствий и последующего их исправления.
В таблицу включаются вопросы из проверочного листа, охватывающие следующие аспекты:
Наличие письменного (электронного) трудового договора.
Получение работником экземпляра трудового договора с подтверждением подписью.
Отсутствие договоров гражданско-правового характера, фактически регулирующих трудовые отношения.
Ознакомление работника с локальными нормативными актами и коллективным договором (при наличии) до подписания трудового договора.
Ответ «да» на вопрос из проверочного листа свидетельствует об отсутствии нарушений. Ответ «нет» указывает на необходимость исправления. Отметка «неприменимо» используется, если требование не распространяется на конкретный случай (например, при отсутствии электронного документооборота).
Онлайн-сервис Роструда «Электронный инспектор» (https://онлайнинспекция.рф/inspector) предоставляет рекомендации и образцы документов для исправления нарушений.
Рассмотрим конкретные ситуации и способы их исправления:
Отсутствие письменных (электронных) трудовых договоров: Необходимо оформить трудовые договоры в письменной или электронной форме (при использовании электронного документооборота). Рекомендуется указать текущие условия работы. При изменении условий работы следует сначала отразить первоначальные условия, а затем оформить изменения с помощью дополнительных соглашений к договору. Датой начала работы указывается фактическая дата начала исполнения обязанностей, а датой оформления договора – текущая дата.
Отсутствие подписи работника на экземпляре трудового договора: Необходимо распечатать, подписать и выдать работнику его экземпляр трудового договора, получив подпись работника на экземпляре, хранящемся у работодателя. В случае отказа работника от подписи рекомендуется составить акт с участием не менее трех свидетелей.
Заключение договора ГПХ вместо трудового договора: Необходимо пересмотреть условия договора ГПХ для исключения признаков трудовых отношений или оформить прием исполнителя по трудовому договору. Следует проверить все договоры ГПХ, которые могут содержать признаки трудовых отношений, а также сопутствующие документы, указывающие на трудовые отношения.
Несоответствие приказов о приеме на работу условиям трудовых договоров: Рекомендуется внести изменения в приказы о приеме на работу. Практикуется внесение исправлений вручную или переиздание приказа. Предпочтительным является переиздание приказа.
Неознакомление работников с локальными актами и коллективным договором: Необходимо ознакомить работников с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами и коллективным договором (при наличии) до подписания трудового договора. Ознакомление может быть проведено в электронной форме.
Невыдача документов, связанных с работой: При получении письменного (электронного) заявления от работника о выдаче документов, связанных с работой, необходимо выдать их в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.