Законодательство не устанавливает строгих требований к содержанию и форме уведомлений о расторжении договора как для арендодателя, так и для арендатора. Рекомендуется составлять уведомление в письменной форме, например, на фирменном бланке, для обеспечения возможности его отправки контрагенту и получения подтверждения доставки и получения. Уведомление должно быть подписано руководителем организации или уполномоченным лицом на основании доверенности. При наличии печати, ее использование для удостоверения подписи на уведомлении является желательным.

В уведомлении необходимо четко изложить намерение отказаться от договора в одностороннем внесудебном порядке. В противном случае, в случае возникновения спора, суд может не признать факт отказа и интерпретировать его как предложение о расторжении договора по взаимному согласию сторон. Также следует указать основания для отказа. Например, если договор предусматривает право арендодателя на отказ при превышении задолженности по арендной плате определенной суммы, это основание должно быть указано в уведомлении. Если право на немотивированный отказ предусмотрено законом или договором, указывать конкретный повод для отказа не обязательно. Необходимо также сослаться на норму закона или пункт договора, дающие право на такой отказ, и указать реквизиты договора (наименование, дату, номер).

Дополнительно рекомендуется включить в уведомление дату расторжения договора. По общему правилу, если иное не установлено законом, иными правовыми актами или договором, договор прекращается с момента получения контрагентом уведомления об отказе (пункт 1 статьи 450.1 Гражданского кодекса Российской Федерации). Верховный Суд Российской Федерации разъясняет, что договор может считаться прекращенным с момента доставки уведомления контрагенту или с момента, когда оно считается доставленным согласно правилам для юридически значимых сообщений (пункт 13 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 22.11.2016 № 54).

Следует учитывать, что при отказе от договора, заключенного на неопределенный срок, контрагента необходимо предупредить за один месяц, а при аренде недвижимости – за три месяца (пункт 2 статьи 610 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Также в уведомлении может быть сформулировано требование о возврате объекта аренды или денежных средств. Арендодатель вправе требовать возврата объекта, а арендатор – возврата платы, внесенной за период после расторжения договора. Срок и способ возврата должны соответствовать условиям договора, если таковые имеются. При наличии оснований, вызванных нарушением контрагента, и если закон или договор предусматривают такое право, можно включить требование о возмещении убытков или уплате штрафных санкций.

Уведомление арендодателя об освобождении помещения в связи с односторонним отказом арендатора от договора аренды нежилого помещения может быть оформлено в одном документе с самим отказом. В таком случае можно указать предполагаемый срок и порядок возврата помещения. Уведомление арендатора об освобождении помещения при одностороннем отказе арендодателя от договора аренды нежилого помещения может быть составлено в отдельном документе в произвольной форме, с указанием срока освобождения помещения.