Для заключения договора на оказание информационных услуг критически важно четко определить его предмет. Это означает детальное описание действий исполнителя, связанных с информацией, например, сбор, обработка для внесения в базу данных или создание веб-сайта. Также необходимо подробно прописать порядок оказания и подтверждения услуг. Это поможет избежать претензий со стороны налоговых органов относительно формальности договора и его использования для оптимизации налогообложения. Остальные стандартные условия, такие как цена, сроки и ответственность за нарушения, также должны быть включены.
Согласование предмета договора об оказании информационных услуг требует максимально полного и понятного описания самих услуг. Следует указать:
Действия или деятельность, которые исполнитель должен выполнить по заданию заказчика (например, поиск, предоставление доступа, размещение информации о заказчике, формирование подборок правовых актов).
Информацию, в отношении которой оказываются услуги (объем, критерии отбора, статистические данные, аудиоматериалы и т.п.).
Цель оказания услуг.
Ожидаемый результат оказания услуг, если он предусмотрен договором. Результат должен быть объективным, достоверным, точным и актуальным.
Предмет договора должен явно указывать на связь оказания услуг с хозяйственной деятельностью заказчика и наличие разумной деловой цели. Это способствует учету потребностей заказчика и минимизации налоговых рисков. Предмет может быть изложен непосредственно в тексте договора или в отдельном приложении. Информационные услуги могут быть предметом самостоятельного договора, например, между бюро кредитных историй и источниками формирования кредитных историй, или договора о предоставлении доступа к базам данных.
Детальное описание порядка оказания информационных услуг снижает вероятность споров и облегчает заказчику доказательство реальности отношений сторон в случае проверки налоговым органом. Для определения процесса оказания услуг и правильного оформления документов рекомендуется предусмотреть в договоре:
Предоставление письменного задания от заказчика.
Способ оказания услуг (устно, письменно, в электронной форме). При письменном оказании следует уточнить формат (бумажные носители, электронный обмен). При устном – указать, как именно (по телефону, при личной встрече) и как будет фиксироваться факт оказания (аудио-, видеозапись, протоколы, стенограммы, отчеты).
Периодичность оказания услуг (долгосрочное обслуживание или разовый договор).
Необходимые от заказчика данные (например, цель запроса информации).
Порядок и сроки предоставления исполнителю документов или сведений, необходимых для оказания услуг, включая их возврат и фиксацию передачи/возврата.
Особое внимание следует уделить фиксации факта оказания услуг, что важно для обеих сторон как при спорах с контрагентом, так и для минимизации налоговых рисков.
Для подтверждения факта оказания информационных услуг следует определить:
Документы, подтверждающие факт оказания услуг. Это могут быть акты об оказанных услугах, подписанные сторонами и подробно раскрывающие содержание услуг, отчеты об оказании услуг с указанием объема, характера, сроков и пользы для заказчика, протоколы встреч, распечатки с сайта, заключения. Акты должны соответствовать требованиям законодательства о бухгалтерском учете.
Чтобы избежать претензий о формальности документооборота, рекомендуется установить определенные требования к составлению подтверждающих документов. Следует избегать включения в них обезличенной, идентичной информации, не содержащей конкретных данных об услугах, рекомендациях, их объеме и расчете стоимости. Также не следует включать обобщенные сведения, не позволяющие установить объем, стоимость, цель оказания услуг и их использование в предпринимательской деятельности заказчика. Необходимо согласовать срок предоставления документов, а также требования к их форме и содержанию. Рекомендуется приложить формы документов к договору.
Помимо вышеуказанных условий, договор об оказании информационных услуг, являясь разновидностью договора возмездного оказания услуг, должен включать стандартные условия, предусмотренные для последнего:
Цена услуг и порядок оплаты.
Сроки оказания услуг.
Ответственность в виде неустойки за нарушение договора.
Условия изменения и расторжения договора.
Срок действия договора.
Условия конфиденциальности.
В договор по предоставлению заказчику информации можно включить условие об ограничении раскрытия информации третьим лицам в течение определенного периода времени, что регулируется законодательством.