Электронная подпись, выданная на организацию, обычно используется ее руководителем. Однако, в случаях, когда необходимо, чтобы документы от имени организации подписывало иное лицо, например, бухгалтер, такому представителю – физическому лицу – может быть предоставлено право подписи документов от имени организации с использованием его личной квалифицированной электронной подписи. При таком способе подписания документов требуется предоставление доверенности. По общему правилу, доверенность включается в пакет электронных документов.

Существуют различные способы предоставления права подписи документов усиленной электронной подписью от имени организации. Это касается как неквалифицированной электронной подписи, при оформлении которой выдается сертификат ключа проверки, так и квалифицированной электронной подписи. При создании такой подписи в сертификате ключа проверки в качестве владельца указывается не только организация, но и физическое лицо, действующее от ее имени без доверенности. На практике возникают ситуации, когда руководитель не имеет возможности подписать документы электронной подписью организации. В таких случаях доверенный сотрудник (представитель) может подписывать документы своей квалифицированной электронной подписью от имени организации. Для этого необходимо оформить доверенность. По общему правилу, доверенность включается в пакет электронных документов. Альтернативный порядок представления доверенности может быть установлен соглашением между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, или определен Банком России для участников финансового рынка. В отношении доверенностей, подтверждающих полномочия физического лица – представителя участника финансового рынка, существуют особенности. В частности, если доверенность направляется способом, не предусматривающим ее включение в пакет электронных документов, необходимо уведомить заинтересованных лиц о ее номере и дате. Эта информация должна быть представлена в электронном документе, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью представителя по такой доверенности, или иным способом вместе с таким документом. Если представитель юридического лица подписывает документы обезличенной электронной подписью юридического лица (квалифицированной электронной подписью, в сертификате которой не указано физическое лицо, действующее от имени юридического лица), необходимо оформить распорядительный акт, в котором будет указан представитель, ответственный за использование подписи. В противном случае ответственным будет руководитель организации.

Закон не запрещает передавать материальный носитель электронной подписи другому лицу. Однако, это не рекомендуется по следующим причинам: квалифицированная электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, а неквалифицированная электронная подпись может приравниваться к ней. Следовательно, передавая носитель электронной подписи другому лицу, вы фактически передаете ему возможность совершать действия от вашего имени. Оспорить электронные документы, подписанные таким образом, на основании неуполномоченного подписания, будет крайне сложно. Например, если с использованием такой подписи будут списаны денежные средства со счета, взыскать убытки с банка будет невозможно. Если же с помощью нее будет подписан контракт, вы будете обязаны его исполнить. Кроме того, в ситуации, когда подпись организации, оформленная на руководителя, используется разными сотрудниками, конфиденциальность ключей не обеспечивается должным образом. Закон запрещает пользоваться ключом электронной подписи, конфиденциальность которого нарушена. Передача права использования электронной подписи по доверенности законом не предусмотрена.

Доверенность на подписание документов от имени организации квалифицированной электронной подписью представителя должна быть оформлена в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации. Такая доверенность может быть выдана, в том числе, в электронной форме в машиночитаемом виде.