Книга записи залогов представляет собой учетный документ, в котором залогодатель фиксирует сведения о товарах, находящихся в залоге. Она служит инструментом для залогодержателя, позволяющим отслеживать финансовое состояние должника и обеспечивать соответствие стоимости заложенного имущества сумме задолженности. Для залогодателя книга является подтверждением наличия товаров в определенном количестве и ассортименте.
Обязанность ведения книги залогов возникает у залогодателя только при заключении договора залога товаров в обороте, если иное не предусмотрено соглашением сторон (пункт 3 статьи 357 Гражданского кодекса Российской Федерации). Несоблюдение данной обязанности не влечет недействительности договора или его переквалификации. Однако залогодержатель вправе опломбировать заложенные товары и приостановить совершение с ними каких-либо действий (пункт 4 статьи 357 Гражданского кодекса Российской Федерации), что, например, может препятствовать их продаже до устранения нарушения.
Форма книги записи залогов законодательно не установлена, что позволяет сторонам самостоятельно разработать удобный формат, например, в виде таблицы. В соответствии с анализом части 1 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете, книга записи залогов может быть отнесена к регистрам бухгалтерского учета и должна содержать следующие обязательные реквизиты (пункт 3 статьи 357 Гражданского кодекса Российской Федерации, часть 4 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете):
1) Сведения о документе:
наименование – «книга записи залогов»;
наименование залогодателя;
период ведения книги (дата начала и окончания);
данные ответственного лица (должность, фамилия, инициалы, подпись);
2) Условия залога товаров:
наименование, адрес, ОГРН и ИНН залогодержателя;
реквизиты договора залога и срок его действия;
размер обеспеченного требования;
количество и характеристики товаров (класс, артикул, марка (модель));
залоговая и балансовая стоимость товаров;
место хранения товаров;
3) Информация обо всех операциях с заложенными товарами:
дата совершения операции;
реквизиты договора, товарных накладных или иных документов, подтверждающих операцию;
вид операции (покупка, продажа, переработка и т.д.).
Книга записи залогов может вестись как в бумажном, так и в электронном виде, что допускается для регистров бухгалтерского учета (часть 6 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете). Электронный формат может быть более удобным для оперативного предоставления информации залогодержателю, например, посредством электронной почты. При ведении книги в бумажном виде рекомендуется пронумеровать страницы, прошить и скрепить печатью.