Не существует строгого перечня обязательных реквизитов для писем, направляемых контрагентам. Главное условие – обеспечить возможность идентификации адресата, отправителя и четко передать суть вашего намерения. При составлении деловой переписки можно руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2025, который применяется на добровольной основе и распространяется, в том числе, на письма организаций согласно части 1 статьи 26 Закона о стандартизации и пункту 1 ГОСТ Р 7.0.97-2025. Рекомендуется включать в письмо следующие элементы:
Наименование организации-отправителя: может быть полным или сокращенным, но должно соответствовать учредительным документам. При наличии сокращенного наименования, предусмотренного учредительными документами, его можно указать в скобках. Если письмо исходит от филиала, обособленного подразделения или представительства, его наименование указывается под наименованием основной организации, согласно пунктам 5.5 и 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Справочные данные об организации: включают почтовый адрес, номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, адрес сайта в сети Интернет. Дополнительно могут быть указаны ОГРН, ИНН, КПП, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), согласно пункту 5.8 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Дата подписания письма: согласно пункту 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Регистрационный номер письма: указывается, если в организации ведется регистрация исходящей корреспонденции, согласно пункту 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Ссылка на регистрационный номер и дату письма контрагента: если ваше письмо является ответом на полученное письмо, согласно пункту 5.12 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Адресат: указывается полное или сокращенное наименование организации-адресата, а также ее почтовый адрес. При обращении к руководителю контрагента необходимо указать наименование его должности (включая наименование организации) и Ф.И.О. Если письмо направляется физическому лицу, указываются его Ф.И.О. и почтовый адрес. Для писем, отправляемых исключительно по электронной почте, достаточно указать адрес электронной почты, согласно пункту 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Заголовок к тексту: кратко отражает содержание письма, поясняя его тему, согласно пункту 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Отметка о приложениях: указывается при наличии прилагаемых документов, согласно пункту 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Подпись: включает наименование должности лица, подписывающего письмо, его собственноручную подпись и расшифровку (Ф.И.О.). Для электронных писем, подписанных электронной подписью, делается соответствующая отметка, например, «Документ подписан электронной подписью», согласно пунктам 5.22 и 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2025. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, его должность в подписи не указывается, согласно пункту 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Печать: рекомендуется ставить печать организации, если она имеется, так как в деловой практике принято заверять печатью подлинность подписи, согласно пункту 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Отметка об исполнителе: включает Ф.И.О. исполнителя и его контактный телефон. Дополнительно могут быть указаны наименование структурного подразделения, должность и адрес электронной почты исполнителя, согласно пункту 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Разработка фирменного бланка письма, содержащего все необходимые реквизиты, поможет оптимизировать процесс делопроизводства и сэкономить время.
Правила указания почтового адреса:
При указании почтового адреса следует соблюдать следующую последовательность элементов, согласно пункту 19 Правил оказания услуг почтовой связи:
1. Для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии); для гражданина – фамилия, имя, отчество (при наличии).
2. Название улицы, номер дома, номер квартиры.
3. Название населенного пункта.
4. Название района.
5. Название республики, края, области, автономного округа (области).
6. Название страны (для международных почтовых отправлений).
7. Почтовый индекс.
Почтовые отправления, за исключением простых и заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа, могут быть адресованы также одним из следующих способов, согласно пункту 19 указанных Правил:
До востребования: в этом случае указывается наименование объекта почтовой связи и фамилия, имя, отчество (при наличии) адресата.
На абонементный ящик: указывается наименование объекта почтовой связи, номер ячейки абонементного почтового шкафа, фамилия, имя, отчество (при наличии) адресата или полное наименование юридического лица.