Акт об оказании услуг является документом, подтверждающим факт выполнения исполнителем определенных услуг и их принятия заказчиком. Законодательство не устанавливает строгой формы данного документа, что позволяет сторонам договора самостоятельно разработать ее, руководствуясь пунктом 4 статьи 421 Гражданского кодекса Российской Федерации. В случае если форма акта была согласована сторонами в качестве приложения к договору, необходимо использовать именно ее, чтобы избежать возможных разногласий. Если же договор не содержит таких указаний, любая из сторон вправе составить акт в удобном для нее виде. Часто акт составляется исполнителем и направляется заказчику для подписания. В качестве формы акта может быть использована форма, утвержденная руководителем организации, либо универсальный передаточный документ, который может быть дополнен необходимыми показателями, в том числе для соответствия требованиям к заполнению счета-фактуры, согласно письмам ФНС России от 22.04.2019 N ЕД-4-15/7638 и от 23.12.2015 N ЕД-4-15/22619.
Для корректного оформления акта об оказании услуг необходимо включить в него обязательные реквизиты первичных учетных документов, предусмотренные частью 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете". К ним относятся:
наименование документа (например, "Акт об оказании услуг", "Акт приемки-передачи оказанных услуг");
дата составления;
наименование или фамилия, имя, отчество заказчика и исполнителя;
вид и объем оказанных услуг. Рекомендуется указывать эти сведения максимально подробно, поскольку неясность в виде, объеме или стоимости услуг может поставить под сомнение факт их оказания. Описание услуг должно соответствовать их характеру; например, для длящихся услуг, таких как аренда, необходимо указывать период их оказания;
цена услуг, включая сумму налога на добавленную стоимость, если это применимо;
должности и личные подписи руководителей исполнителя и заказчика или их уполномоченных представителей. При подписании акта лицом, действующим на основании доверенности, необходимо указать реквизиты данной доверенности. При наличии печатей у сторон, их также следует проставить на акте.
Для предотвращения возможных споров рекомендуется также включать в акт следующие сведения:
реквизиты договора возмездного оказания услуг. Отсутствие такой ссылки может привести к тому, что суд не признает акт относящимся к конкретному договору и не примет его в качестве доказательства оказания услуг, особенно если между сторонами заключено несколько аналогичных договоров. В случае наличия только одного договора, отсутствие ссылки на него, как правило, не влияет на решение спора.
сведения о выявленных недостатках услуг. Если заказчик обнаружил недостатки при приемке услуг, ему следует отразить их в акте. В противном случае ему будет сложно впоследствии ссылаться на эти недостатки, согласно пунктам 2 и 3 статьи 720 Гражданского кодекса Российской Федерации и статье 783 Гражданского кодекса Российской Федерации. Если в форме акта отсутствует специальная графа для указания недостатков, заказчику рекомендуется вместо подписания акта сделать отметку "услуги не приняты в связи с обнаружением недостатков" и направить исполнителю отдельный документ с описанием выявленных недостатков. Не рекомендуется оставлять акт без указания причин его неподписания, так как в случае спора исполнитель может заявить о необоснованном отказе от подписания, что повлечет обязанность заказчика оплатить услуги согласно пункту 1 статьи 781 Гражданского кодекса Российской Федерации.
сведения о передаче заказчику результата действий исполнителя, если сторонами было согласовано предоставление конкретного результата, например, проектов договоров, заявлений, жалоб или отчетов об оценке оказанных услуг.