Протокол согласования договорной цены составляется в письменной форме. Количество экземпляров должно соответствовать числу участников договора. Форма протокола, как правило, произвольная, однако в ряде случаев законодательством могут быть установлены обязательные формы. Примером такой ситуации является поставка лекарственных средств, входящих в перечень жизненно необходимых и важнейших препаратов, для которых предусмотрена утвержденная форма протокола.
При составлении протокола в произвольной форме рекомендуется включить следующие элементы:
Наименование документа: "Протокол согласования договорной цены".
Реквизиты документа: дата и номер.
Реквизиты договора, к которому относится протокол, и указание на то, что протокол является основанием для проведения расчетов по данному договору.
Наименования сторон, например "Покупатель" и "Продавец".
Наименования организаций, выступающих в качестве сторон договора.
Должности и полные фамилии, имена, отчества лиц, подписывающих протокол от имени сторон, а также реквизиты документов, подтверждающих их полномочия.
Наименование товара (работы, услуги), его количество и единицы измерения.
Цена товара (работы, услуги) в денежном выражении, включая ее размер и валюту. Рекомендуется указывать цену как за единицу товара (работы, услуги), так и общую цену договора. Это позволит избежать разногласий при расчетах, в том числе при неполной поставке или выполнении работ/услуг. Целесообразно указывать цену как цифрами, так и прописью, что может служить основанием для разрешения споров в случае опечаток в цифровом написании, согласно аналогии с правилами о переводном векселе (пункт 1 статьи 6 Гражданского кодекса Российской Федерации, пункт 6 Положения о переводном и простом векселе).
Условие об НДС: указание на то, включен ли НДС в цену, его ставка и сумма.
Подписи сторон.
Проставление печати не является обязательным, однако при ее наличии принято ее использовать.