Настоящее положение регламентирует порядок организации договорной работы в организации, устанавливая единые правила взаимодействия структурных подразделений и сотрудников при заключении, изменении, расторжении, исполнении, учете и хранении гражданско-правовых договоров. Его целью является обеспечение единообразия процедур и повышение эффективности контроля за договорными обязательствами.

Действие данного положения распространяется на всех сотрудников, вовлеченных в процесс работы с договорами, в соответствии с их должностными обязанностями.

1. Структура и компетенции подразделений в договорной работе:

Юридический отдел и бухгалтерия участвуют в работе по всем видам договоров.

Профильные отделы (например, инженерно-технический, отдел недвижимости, отдел снабжения) работают с договорами, относящимися к их сфере деятельности и исполнению.

Юридический отдел осуществляет правовую экспертизу договоров, выявляя юридические ошибки.

Бухгалтерия анализирует налоговые последствия и корректность отражения операций по договору в учете.

Профильные отделы отвечают за правильность расчетов, фактических данных, профессиональную корректность и исполнимость обязательств.

2. Типовая структура и форма договора:

Договоры, как правило, заключаются в простой письменной форме в виде единого документа, подписанного сторонами.

В договоре должны быть предусмотрены основные разделы и реквизиты, однако его окончательная структура определяется индивидуально.

3. Документы контрагентов для заключения договора:

Профильный отдел запрашивает у контрагента необходимые документы (например, выписку из реестра лицензий, доверенность, документы, подтверждающие полномочия руководителя).

Документы должны быть представлены в оригиналах или заверенных копиях.

Юридический отдел проверяет представленные документы контрагента.

В случае непредставления документов или выявления несоответствий, решение о заключении договора принимается руководителем с учетом мнения юридического отдела.

Для договоров на незначительные суммы запрос документов может не требоваться.

4. Порядок заключения договора по инициативе организации:

Проект договора разрабатывается юридическим отделом при содействии других подразделений. При наличии типовой формы проекта, его готовит профильный отдел.

Проект договора проходит внутреннее согласование и корректировку с учетом замечаний отделов.

Руководитель утверждает и подписывает проект договора.

Профильный отдел или секретариат передают проект контрагенту для подписания.

При наличии замечаний контрагента проводятся переговоры, при необходимости оформляется протокол согласования разногласий.

Юридический отдел организует государственную регистрацию и нотариальное удостоверение договора при необходимости.

Замечания к проекту договора оформляются в виде служебных записок или переписки по электронной почте.

5. Порядок заключения договора по проекту контрагента:

Сотрудники, участвующие в работе над договором, анализируют проект контрагента и формируют предложения по его изменению, фиксируя их во внутреннем документе (например, листе согласования).

При согласии контрагента с предложениями, договор подписывается уполномоченным лицом.

При несогласии проводятся переговоры, при необходимости оформляется протокол разногласий.

6. Порядок изменения и расторжения договора:

Определяется лицо, инициирующее изменение или расторжение договора.

Устанавливается порядок составления документов для изменения и расторжения (дополнительное соглашение, претензия, иск, уведомление об одностороннем отказе).

Регламентируется взаимодействие юридического и других отделов при подготовке указанных документов.

7. Контроль за исполнением договора:

Определяется ответственный за исполнение договора со стороны организации и контроль за исполнением контрагентом (обычно профильные отделы).

Для крупных или долгосрочных договоров может быть назначен ответственный сотрудник для текущего контроля.

Предусматривается обязанность отделов вести мониторинг исполнения договоров и регулярно докладывать руководителю.

Ответственный сотрудник проверяет своевременность и правильность оформления документов, связанных с исполнением договоров.

При выявлении нарушений ответственный отдел немедленно уведомляет юристов и руководителя для принятия дальнейших решений.

8. Учет и хранение договоров и документов контрагентов:

Ведется учет договоров в реестре с указанием основных сведений (наименование, номер, дата, срок, контрагент).

Определяется подразделение, ответственное за ведение учета договоров.

Устанавливается место хранения экземпляров договоров и документов контрагентов (юридический отдел, бухгалтерия, архив).

Определяются сроки хранения договоров и документов контрагентов (например, пять лет после окончания срока действия договора).

Регламентируется порядок выдачи договоров сотрудникам с фиксацией в реестре.