Для эффективной организации договорной работы необходимо четко определить, какие отделы и сотрудники участвуют в этом процессе, а также распределить их зоны ответственности. Важно разработать процедуры проверки контрагентов, внутреннего и внешнего согласования договоров, а также систему контроля за их исполнением, учета и хранения. Все эти аспекты целесообразно зафиксировать в положении о договорной работе. Для ускорения и упрощения процесса рекомендуется создавать типовые формы часто заключаемых договоров.

1. Положение о договорной работе

Разработка положения о договорной работе является ключевым шагом для определения ролей и обязанностей сотрудников на всех этапах работы с договорами: от заключения до расторжения. В документе следует описать порядок составления, согласования (внутреннего и с контрагентом), хранения и контроля исполнения договоров. Важно, чтобы положение соответствовало трудовому законодательству, в частности статье 60 ТК РФ, запрещающей требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Отсутствие такого положения может привести к неразберихе, несогласованным действиям сотрудников и, как следствие, к упущению выгодных сделок или заключению невыгодных соглашений. Для введения положения в действие руководитель должен издать соответствующий приказ или утвердить документ своей подписью. Все сотрудники, задействованные в договорной работе, должны быть ознакомлены с положением под подпись в соответствии с абзацем 10 части 2 статьи 22 ТК РФ.

2. Участники договорной работы

Четкое распределение задач между сотрудниками, включая юристов, бухгалтеров и профильных специалистов, обеспечивает понимание каждым своей роли и ответственности. Необходимо закрепить порядок ведения переговоров, контроля исполнения договоров, а также разграничить компетенции отделов при работе над одним договором. Рекомендуется назначить куратора договора, ответственного за его подготовку, согласование, оформление и контроль исполнения, включая подготовку отчетов.

3. Типовые формы договоров

Разработка типовых форм договоров для часто заключаемых сделок значительно экономит время и ресурсы. Например, для договоров аренды можно создать шаблон, где потребуется лишь заполнить специфические данные о контрагенте и объекте аренды. Это позволит менеджерам по аренде самостоятельно подготавливать проекты договоров, а юристам и бухгалтерам – быстро их проверять. При составлении типовых форм важно учитывать сложившуюся практику и стремиться к балансу интересов сторон, чтобы избежать отказа контрагентов от заключения договора. При необходимости условия типового договора могут быть скорректированы перед подписанием. Минтруд России рекомендует включать в договоры антикоррупционные оговорки для профилактики коррупционных правонарушений, предусматривая возможность расторжения договора или применения иных мер ответственности в случае их нарушения.

4. Проверка контрагента

Цель проверки контрагента – оценка его надежности, добросовестности и минимизация рисков. Следует проверять контрагента на предмет взаимозависимости, которая может привести к признанию сделок контролируемыми и необходимости уведомления налоговых органов. Также важно оценить риски банкротства контрагента, поскольку это может повлечь особые последствия при признании договора недействительным. Рекомендуется получать необходимую информацию из открытых источников, таких как сайт ФНС России (ЕГРЮЛ/ЕГРИП, проверка налоговой задолженности, дисквалифицированных лиц), банк данных исполнительных производств ФССП, картотека арбитражных дел, реестр доверенностей Федеральной нотариальной палаты, реестры лицензий соответствующих органов, а также сервис проверки действительности паспорта на портале Госуслуг. Дополнительно можно воспользоваться платными услугами компаний, специализирующихся на проверке контрагентов. Минтруд России рекомендует внедрять процедуру дью-дилидженс для оценки деловой репутации, ресурсов контрагента и выявления коррупционных рисков.

4.1. Перечень документов, которые нужно запросить у контрагента для заключения договора

Хотя обязательного перечня документов нет, рекомендуется запрашивать доверенность представителя, документы, подтверждающие полномочия руководителя (например, решение общего собрания участников ООО), выписки из реестра лицензий и иные разрешительные документы (при необходимости), а также сведения о банковских реквизитах. Для небольших сделок запрашивать документы может быть нецелесообразно. В случаях, связанных с крупными сделками (например, покупка недвижимости), может потребоваться запрос решения об одобрении крупной сделки или письма о том, что сделка не является крупной, а также устав юридического лица для проверки ограничений полномочий руководителя. Важно помнить, что запрос устава означает невозможность ссылаться на незнание ограничений полномочий руководителя в дальнейшем. Минтруд России рекомендует оценивать наличие у контрагента надлежащих ресурсов для исполнения договора, запрашивая у него соответствующую информацию, например, финансовую отчетность.

5. Предоставление контрагенту сведений о себе

Контрагенту потребуются основные сведения о вашей организации: наименование, ОГРН, ИНН, адрес, банковские реквизиты, информация о руководителе и его полномочиях. Для упрощения передачи этой информации можно подготовить карточку предприятия с основными сведениями.

5.1. Как оформить карточку предприятия (организации)

Карточка предприятия может содержать наименование организации, ОГРН, ИНН, должность и Ф.И.О. руководителя, срок его полномочий, банковские реквизиты, контакты и другую необходимую информацию, оформленную в виде таблицы.

6. Порядок согласования договора

Порядок согласования зависит от того, кто разработал проект договора. Если проект ваш, направьте его контрагенту для согласования изменений. Если проект поступил от контрагента, сначала согласуйте его внутри организации с участием юриста, бухгалтера и профильного специалиста. Затем направьте контрагенту предложения по изменению условий или приступайте к подписанию. Рекомендуется описать эту процедуру в положении о договорной работе. Комментарии сотрудников можно фиксировать в листе согласования или в электронном виде в формате рецензирования. Перед составлением протокола разногласий рекомендуется провести переговоры с контрагентом. Чистовой экземпляр договора перед подписанием желательно прошить, а руководителю (или иному уполномоченному лицу) – подписать каждую страницу для предотвращения споров.

6.1. Как оформить лист согласования договора

Лист согласования должен содержать номер договора, дату составления, предмет, контрагента, а также таблицу с графами: "Должность, Ф.И.О.", "Комментарий", "Дата, подпись". При большом объеме замечаний их можно оформить на отдельном листе.

7. Контроль за исполнением договоров

Распределение обязанностей по контролю за исполнением договоров между сотрудниками, включая куратора договора и профильные отделы, обеспечивает своевременное выявление нарушений. Ответственные отделы должны регулярно докладывать руководителю или куратору о ходе исполнения договоров. При выявлении нарушений или рисков их возникновения необходимо немедленно уведомлять юристов, куратора и руководителя. Для крупных и сложных договоров рекомендуется назначать ответственного сотрудника, который будет оперативно контролировать исполнение и снижать коррупционные риски. Порядок контроля должен быть предусмотрен в положении о договорной работе.

8. Регистрация (учет) и хранение договоров

Разработка порядка регистрации, учета и хранения договоров позволяет отслеживать заключенные сделки, их исполнение и местонахождение экземпляров. Ведение журнала (реестра) учета договоров, желательно в электронной форме, упрощает работу. Учет может вести один отдел или распределяться между несколькими отделами в зависимости от их специализации, что должно быть отражено в положении о договорной работе.

8.1. Как оформить журнал регистрации (учета) договоров

Журнал учета договоров оформляется в виде таблицы, содержащей наименование и номер договора, дату подписания, срок действия, наименование контрагента, информацию об исполнении и нарушении договора, а также о выдаче его экземпляров сотрудникам. Электронный формат журнала удобен для добавления строк и систематизации информации.

8.2. Как хранить договоры и какой срок их хранения

Организация хранения договоров важна для их использования в случае судебных разбирательств, налоговых проверок или аудита. Сроки хранения договоров варьируются: некоторые хранятся временно (например, договоры проката – пять лет после истечения срока действия), другие – постоянно (например, учредительный договор общества). Срок хранения договоров возмездного оказания услуг составляет пять лет после прекращения обязательств, а для договоров с физическими лицами – 75 лет (до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г.). Необходимо определить ответственных за хранение и место хранения договоров, распределив их по отделам в зависимости от их вида и даты заключения. Рекомендуется создавать электронные копии договоров для упрощения доступа сотрудников. Договоры следует распределять по папкам в зависимости от их вида и даты заключения, а внутри папок – по дате заключения или в алфавитном порядке по наименованию контрагента.