При установлении электронного документооборота (ЭДО) между сторонами договора необходимо определить ключевые аспекты. Прежде всего, следует согласовать способ обмена документами: будет ли он осуществляться через оператора системы ЭДО или напрямую. Также важно определить, какие именно документы будут передаваться в электронном виде – все документы по договору (если законом не предусмотрено их бумажное оформление) или только определенные виды, такие как акты, дополнительные соглашения или заявки. Не менее значимым является выбор формата документов и типа электронной подписи, которой они будут заверяться.

Следует учитывать, что при электронном обмене некоторыми первичными документами, например, УПД или счетами-фактурами, существуют специфические требования как к самому процессу обмена, так и к формату этих документов.

1. Порядок обмена документами

Стороны должны четко определить, каким образом будет осуществляться обмен электронными документами. Это может быть как через оператора системы ЭДО, так и иным способом, что обусловлено свободой договора и рекомендациями ФНС России.

1.1. Обмен через оператора ЭДО

В договоре следует указать наименование оператора ЭДО и, при наличии, наименование системы ЭДО. Стороны должны взять на себя обязательство обратиться к указанному оператору для заключения договора на участие в ЭДО, возможно, с установлением соответствующего срока. Дополнительно может быть предусмотрена обязанность сторон уведомить друг друга о готовности к переходу на ЭДО, с определением порядка и сроков такого уведомления.

1.2. Обмен без участия оператора

При выборе обмена без оператора рекомендуется руководствоваться методическими рекомендациями ФНС России, которые предлагают стандартные стадии работы с электронными документами. В договоре следует детально прописать выбранный способ передачи электронных документов (например, специальное программное обеспечение, электронная почта) и все этапы работы с ними, начиная от их формирования и заканчивая подтверждением получения другой стороной. Рекомендуется включить следующие положения:

Порядок проверки получателем электронной подписи на документе, ее действительности и полномочий подписавшего лица.

Сроки и порядок направления уведомлений об отправке и получении документов.

Определение лиц, ответственных за организацию документооборота.

Меры по обеспечению конфиденциальности передаваемых документов.

Порядок действий при обнаружении ошибок или замечаний к документам.

Также целесообразно предусмотреть порядок уведомления о технических проблемах, препятствующих электронному обмену, и, при необходимости, предусмотреть возможность обмена документами на бумаге с описанием соответствующего порядка.

2. Согласование документов для электронного обмена

В договоре необходимо определить:

Конкретный перечень документов, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде.

Требуемые форматы этих документов.

Вид электронной подписи, которой они должны быть подписаны.

2.1. Определение перечня документов для ЭДО

Перечень документов может быть как исчерпывающим (конкретные документы), так и общим (все документы по договору). Важно помнить, что законодательство может устанавливать обязательное бумажное оформление для некоторых документов или, наоборот, допускать их составление исключительно в электронной форме.

2.2. Согласование формата документов

Следует указать форматы, в которых будут передаваться документы. Для некоторых документов, таких как счета-фактуры и УПД, существуют утвержденные форматы, которые нельзя изменять. Если обмен происходит через оператора, формат может быть обусловлен используемым программным обеспечением.

2.3. Согласование вида электронной подписи

Для подписания документов можно использовать простую, усиленную неквалифицированную или усиленную квалифицированную электронную подпись. Однако для определенных типов документов законодательство может требовать использования конкретного вида подписи, например, усиленной квалифицированной. В случае использования усиленной квалифицированной подписи письменное соглашение о ее применении не требуется, в том числе для первичных документов. Для признания документов, подписанных простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными бумажным аналогам, подписанным собственноручно, необходимо соответствующее условие в договоре. Дополнительно для:

Простой электронной подписи: следует включить правила определения подписавшего лица и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа.

Неквалифицированной электронной подписи: необходимо определить порядок ее проверки.