При возникновении разногласий с поставщиком, нарушающим условия договора, существует возможность урегулировать спор до обращения в суд путем направления претензии. Данный шаг является обязательным, если законом или договором предусмотрен досудебный порядок разрешения споров.

Срок для направления претензии должен соответствовать условиям договора. В случае отсутствия такого срока, претензия предъявляется в пределах общего срока исковой давности, с учетом правил его исчисления. Если поставщик еще не был уведомлен о нарушениях, и срок для такого уведомления не истек, рекомендуется направить претензию до его окончания. Способ и адрес отправки претензии должны соответствовать указанным в договоре или законе, либо по адресу контрагента, зарегистрированному в ЕГРЮЛ (ЕГРИП).

Претензия поставщику предъявляется в случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения им своих договорных обязательств. Это может касаться поставки некачественного, некомплектного товара, несоответствия количества или ассортимента, а также нарушения сроков поставки или иных установленных законом и договором обязанностей.

Обязательное направление претензии требуется в следующих ситуациях:

Когда договором установлен досудебный порядок урегулирования споров по всем или отдельным требованиям к поставщику.

По денежным требованиям к поставщику, даже при отсутствии в договоре обязательного досудебного порядка. Примерами являются возврат предоплаты за непоставленный товар или возврат средств за некачественный товар с его возвратом поставщику.

По требованиям о расторжении или изменении договора, даже если в договоре не предусмотрен досудебный порядок.

Несоблюдение установленного законом или договором досудебного претензионного порядка при обращении в суд может привести к возврату иска или оставлению его без рассмотрения, если иск был принят. Суд может принять такое решение как по собственной инициативе, так и по заявлению ответчика. Однако, если ответчик подал заявление с целью затянуть процесс, суд может отказать в его удовлетворении.

В случае указания в иске на соблюдение досудебного порядка без приложения подтверждающих документов, суд может оставить иск без движения до устранения обстоятельств, послуживших основанием для такого решения. Если в установленный срок эти обстоятельства не будут устранены, иск будет возвращен.

Срок для направления претензии определяется договором. При отсутствии такого срока, претензия предъявляется в пределах общего срока исковой давности, который составляет три года с момента, когда сторона узнала или должна была узнать о нарушении своего права и о надлежащем ответчике. Необходимо также выждать срок для ответа поставщика, установленный претензией, договором или законом. Для денежных требований этот срок обычно составляет 30 календарных дней с момента отправки претензии, если иное не предусмотрено законом или договором.

Важно учитывать, что если до дня обращения в суд не истек установленный срок досудебного урегулирования спора и не получен ответ на претензию или иной подтверждающий документ, арбитражный суд вернет иск.

Течение срока исковой давности приостанавливается на период досудебного урегулирования спора, установленный законом или договором. При отсутствии такого срока, приостановка составляет шесть месяцев с начала досудебной процедуры. Если досудебный порядок соблюден ранее установленного срока, приостановка действует на срок фактического соблюдения. Например, по денежным требованиям срок исковой давности приостанавливается с момента направления претензии до получения отказа в ее удовлетворении в течение 30 дней. Если ответ не получен в этот срок, течение срока исковой давности считается приостановленным на 30 дней. Договором или законом могут быть установлены иные сроки для ответа на претензию.

При предъявлении претензии в связи с некачественным товаром, требования могут быть заявлены при условии обнаружения недостатков в установленные сроки, например, в течение гарантийного срока. Сами сроки обнаружения недостатков не влияют на возможность подачи претензии, но к ней необходимо приложить доказательства своевременного обнаружения недостатков.

Если поставщик еще не был уведомлен о нарушениях, и это планируется сделать посредством претензии, необходимо отправить ее своевременно, в срок, установленный договором, законом или иными правовыми актами для таких уведомлений. О несоответствиях и недостатках, выявленных при приемке товара, следует сообщать незамедлительно.

Способ и адрес направления претензии зависят от условий договора.

Способ направления претензии должен соответствовать условиям договора, если он установлен как исключительный для отправки юридически значимых сообщений. В противном случае, рекомендуется направлять претензию:

Почтой, письмом с объявленной ценностью и описью вложения. Отправка досудебной претензии исключительно ценным письмом с описью вложения не является обязательной, если иное не предусмотрено законом, договором или обычной практикой. Истец должен доказать факт отправки, а ответчик вправе представить доказательства получения иной документации.

Курьером, с получением подписи уполномоченного лица поставщика на копии претензии или реестре отправлений.

Претензия может быть отправлена по электронной почте, через социальные сети и мессенджеры, если такой порядок установлен нормативными правовыми актами, явно предусмотрен договором, или если такой способ переписки является обычной деловой практикой между сторонами. Доказательством направления могут служить заверенные распечатки материалов (скриншоты) с указанием адреса интернет-страницы и точного времени получения.

Необходимо сохранять все документы, подтверждающие факт отправки и доставки претензии, такие как почтовые квитанции, описи вложения, уведомления о вручении, отчеты об отслеживании отправлений, отчеты о передаче факса или уведомления о доставке электронного письма. Эти документы потребуются для приобщения к иску в качестве доказательства соблюдения досудебного претензионного порядка.

Адрес для направления претензии должен соответствовать адресу, указанному в договоре как исключительный для отправки юридически значимых сообщений, если этот адрес не является недостоверным. Направление претензии по такому адресу подтверждает соблюдение досудебного порядка.

Если в договоре адрес не указан, претензия направляется поставщику:

По адресу, указанному в ЕГРЮЛ, если поставщик является юридическим лицом. В этом случае претензия считается полученной, даже если лицо там не находится. Претензия может быть направлена по адресу филиала или представительства, если исковые требования связаны с его деятельностью.

По адресу, указанному в ЕГРИП, если поставщик является индивидуальным предпринимателем.