Для изменения наименования юридического лица, как правило, требуется внесение изменений в учредительный документ (устав или договор) в соответствии с установленным порядком для соответствующей организационно-правовой формы. Например, в обществах с ограниченной ответственностью такое решение принимается общим собранием участников. Ключевым моментом является корректный выбор нового наименования, которое должно соответствовать законодательным требованиям. Эти требования включают обязательное указание организационно-правовой формы, а в некоторых случаях – характера деятельности. Также запрещено использование полных или сокращенных наименований органов государственной власти. Несоблюдение этих требований приведет к отказу в регистрации изменений. После государственной регистрации устава с новым наименованием юридическому лицу необходимо предпринять ряд дополнительных действий. К ним относятся внесение изменений в трудовые книжки работников (при их наличии) и в сведения об их трудовой деятельности, а также перерегистрация контрольно-кассовой техники. Рекомендуется также выдавать новые доверенности представителям юридического лица для предотвращения споров относительно их полномочий.
Наименование организации представляет собой ее идентификатор, под которым она участвует в гражданском обороте, приобретает права и несет обязанности. Фирменное наименование, применимое только к коммерческим организациям, включает наименование юридического лица и указание на его организационно-правовую форму. Фирменное наименование охраняется как объект интеллектуальной собственности, и исключительное право на его использование возникает с момента государственной регистрации организации. Это право прекращается при исключении наименования из ЕГРЮЛ или изменении фирменного наименования.
При выборе наименования необходимо учитывать, что оно не должно быть тождественным или сходным до степени смешения с наименованием другого юридического лица, осуществляющего аналогичный вид деятельности и зарегистрированного ранее. Наименование всегда должно содержать указание на организационно-правовую форму и полное наименование на русском языке, допускающее использование иноязычных заимствований в русской транскрипции. В отдельных случаях законом может быть предусмотрено обязательное указание на характер деятельности юридического лица. Запрещено использование в наименовании слов "Российская Федерация" или "Россия" и производных от них без специального разрешения, за исключением государственных унитарных предприятий. Также запрещено использование полных или сокращенных официальных наименований иностранных государств, межгосударственных союзов, федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, общественных объединений, а также обозначений, противоречащих общественным интересам, принципам гуманности и морали. Несоблюдение этих требований может повлечь отказ в регистрации или необходимость возмещения убытков правообладателю.
Фирменное наименование, как объект интеллектуальной собственности, подчиняется общим требованиям к наименованию организации. Оно должно содержать указание на организационно-правовую форму и собственное название. Организация может иметь несколько фирменных наименований: полное и сокращенное на русском языке, а также полное и (или) сокращенное на языках народов России и (или) иностранном языке. К сокращенным наименованиям коммерческих организаций применимы те же ограничения, что и к фирменным наименованиям в целом, а также могут существовать специальные требования для определенных организационно-правовых форм.
Для смены наименования необходимо внести изменения в устав (учредительный договор), утвердив его новую редакцию. Если организация действует на основании типового устава, изменения вносятся в сведения ЕГРЮЛ. Решение об изменении наименования и утверждении новой редакции устава принимается высшим органом управления. Регистрация изменений осуществляется в регистрирующем органе путем подачи заявления и необходимых документов. Срок для подачи документов на регистрацию не установлен, но рекомендуется уложиться в семь рабочих дней. Изменения вступают в силу для третьих лиц с момента регистрации. При регистрации устава в новой редакции к заявлению прилагаются решение об утверждении, новая редакция устава и квитанция об уплате госпошлины (при необходимости). Налоговый орган регистрирует изменения в течение пяти рабочих дней. По результатам регистрации выдаются электронные документы, подтверждающие изменения.
После смены наименования организации необходимо уведомить банк, внести изменения в трудовые книжки работников, перерегистрировать ККТ, уведомить Роспатент и СРО (при необходимости), а также внести изменения в регистрационные данные транспортных средств. Рекомендуется также уведомить контрагентов и выдать новые доверенности.