Ведение личной карточки работника не является обязательным требованием трудового законодательства, однако может осуществляться для целей кадрового учета. Организация самостоятельно определяет форму личной карточки, либо использует унифицированную форму N Т-2 при отсутствии собственной разработанной формы. Оформление личной карточки производится при приеме работника на работу, а также при любых изменениях в его сведениях.

При приеме на работу совместителя в личной карточке указывается, что работник принимается "по совместительству", остальное заполнение аналогично основному работнику.

Трудовое законодательство не предусматривает обязательное оформление личных карточек, однако организации вправе вести их для кадрового учета. Порядок ведения личных карточек устанавливается локальным нормативным актом. Негосударственные организации могут использовать форму N Т-2 или разработать собственную, обеспечивающую наличие всех обязательных реквизитов, установленных частью 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ. Для научных и научно-педагогических работников дополнительно используется форма N Т-4. Для лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности, может применяться форма N Т-2ГС(МС) при наличии соответствующей инструкции. Личные карточки могут вестись в электронном виде, порядок ведения в этом случае определяется локальным нормативным актом с учетом требований к обработке персональных данных.

При ведении личной карточки работника по форме N Т-2 необходимо руководствоваться приказами о приеме на работу, паспортом или иным документом, удостоверяющим личность, трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности, документом, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, документами воинского учета (для военнообязанных) и документом об образовании. В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, например, справка о характере и условиях труда по основному месту работы при приеме по совместительству с вредными и опасными условиями труда.

Заполнение личной карточки по форме N Т-2 осуществляется с использованием шести классификаторов. В разделе I, пункте 5 указывается степень знания иностранного языка ("владеет свободно", "читает и может объясняться", "читает и переводит со словарем"). В пункте 8 раздела I отражается стаж работы, рассчитываемый на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих документов. Сведения о ближайших родственниках вносятся в пункт 10 раздела I на основании данных, предоставленных работником. Информация о фактическом месте жительства указывается в пункте 12 раздела I также на основании данных, предоставленных работником.

Раздел II "Сведения о воинском учете" заполняется на основании военного билета, временного удостоверения, справки, выданных взамен военного билета (для граждан в запасе), или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. При заполнении раздела II для граждан в запасе учитываются особенности заполнения пунктов 1, 3, 4, 5 и 7. При заполнении раздела II для граждан, подлежащих призыву на военную службу, не заполняются пункты 1, 3, 4 и 7, а пункт 2 заполняется как "подлежит призыву". В пункте 8 раздела II указывается отметка о снятии с воинского учета по возрасту или состоянию здоровья.

Раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу" заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, работник должен быть ознакомлен с внесенными сведениями под подпись, если это предусмотрено локальным нормативным актом. Сведения обо всех отпусках работника отражаются в разделе VIII "Отпуск". Раздел X "Дополнительные сведения" заполняется для учета сведений об обучающихся, работающих инвалидах и других данных. При изменении сведений о работнике вносятся соответствующие исправления, прежние сведения зачеркиваются, а новые записываются и заверяются подписью работника кадровой службы.

Исправления в личной карточке допускаются при обнаружении ошибок. Ошибочно внесенные сведения зачеркиваются, а рядом или сверху записываются верные сведения, заверенные подписью работника кадровой службы. При оформлении личной карточки по форме N Т-2 совместителя в заголовочной части указывается "по совместительству" в столбце "Вид работы". В остальном заполнение карточки на совместителя не отличается от заполнения на основного работника.