Оформление приема руководителя на работу в целом соответствует стандартной процедуре трудоустройства. Необходимо получить от руководителя необходимые документы, ознакомить его с локальными нормативными актами и заключить трудовой договор, удостоверившись, что он подписан лицом, имеющим соответствующие полномочия. При наличии практики издания приказов о приеме на работу, следует издать и такой приказ. Также необходимо внести запись о приеме на работу в сведения о трудовой деятельности и, при необходимости, в трудовую книжку работника, а также оформить личную карточку, если таковая ведется для кадрового учета.
При оформлении приема на работу руководителя необходимо организовать обязательный предварительный медосмотр, если это предусмотрено законодательством для выполняемой работы (статья 69 ТК РФ). Запросите у кандидата паспорт, трудовую книжку (при ее ведении) и сведения о трудовой деятельности.
Если руководитель претендует на должность в государственном или муниципальном учреждении, необходимо получить от него сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, принадлежащих ему, его супругу и несовершеннолетним детям. Эти сведения являются информацией ограниченного доступа, порядок их предоставления определяется Правительством РФ, нормативным актом субъекта РФ или органом местного самоуправления, в зависимости от ведомственной принадлежности учреждения (часть 5 статьи 275 ТК РФ, пункт 3.1 части 1 и часть 3 статьи 8 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ).
В случае, если руководитель, принимаемый на основную работу, не отказался от ведения трудовой книжки, но она утрачена или отсутствует по иным причинам, работник вправе подать заявление об оформлении новой трудовой книжки с указанием причин отсутствия предыдущей (часть 5 статьи 65 ТК РФ, часть 4 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Ознакомьте руководителя с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором (часть 3 статьи 68 ТК РФ). Издайте приказ о приеме на работу, если это предусмотрено внутренней практикой (часть 1 статьи 68 ТК РФ). Отразите информацию о приеме на работу в сведениях о трудовой деятельности и предоставьте ее в орган СФР по месту регистрации (части 1 и 2 статьи 66.1 ТК РФ, пункт 2.1 статьи 6, пункт 1 и подпункты 4 пункта 2, подпункт 2 пункта 5 статьи 11 Закона о персонифицированном учете). Внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку, если она ведется (часть 4 статьи 66 ТК РФ, пункты 2 и 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Заполните личную карточку по форме N Т-2, если она используется для кадрового учета.
Трудовой договор с руководителем заключает лицо, наделенное соответствующими полномочиями, в соответствии с частями 2 статьи 16, частями 1, 4 и 6 статьи 20 ТК РФ. В ООО это может быть председатель общего собрания участников, участник общества, уполномоченный решением общего собрания, или председатель совета директоров (наблюдательного совета) либо лицо, уполномоченное решением совета директоров, если это действие входит в его компетенцию (абзац 3 пункта 1 статьи 40 Закона об ООО). В АО трудовой договор подписывает председатель совета директоров (наблюдательного совета) или лицо, уполномоченное советом директоров (абзац 2 пункта 3 статьи 69 Закона об АО). С руководителем унитарного предприятия договор заключает собственник имущества предприятия (подпункт 7 пункта 1 статьи 20 Закона об унитарных предприятиях). С исполнительным директором кооператива договор заключает наблюдательный совет или председатель кооператива на основании решения общего собрания членов кооператива (пункт 8 статьи 26 Закона о сельскохозяйственной кооперации). С руководителем учреждения договор заключает учредитель учреждения (пункт 4 статьи 123.21 ГК РФ).
Вопрос о необходимости заключения трудового договора с руководителем, являющимся единственным участником (учредителем), не имеет однозначного ответа. Существуют два подхода. Первый – договор не требуется, поскольку его заключение одним и тем же лицом от имени работника и работодателя недопустимо. В этом случае отношения регулируются решением единственного участника, а выплаты рассматриваются как производимые в рамках трудовых отношений. Второй – договор необходимо заключить, поскольку Трудовой кодекс РФ не содержит норм, запрещающих его применение к отношениям между обществом и его руководителем - единственным участником. В этом случае договор заключается между физическим и юридическим лицами, разными субъектами правоотношений. Суды также указывают на необходимость заключения договора для целей социального страхования. Отсутствие договора может повлечь исключение выплат из состава признанных расходов и привлечение к административной ответственности по части 1 и 4 статьи 5.27 КоАП РФ.
Приказ о приеме на работу руководителя, при необходимости, оформляется в соответствии с частью 1 статьи 68 ТК РФ. В приказе следует указать документы, на основании которых он издан, например, трудовой договор и протокол о назначении (избрании) руководителя. Подписывать приказ может как сам руководитель, так и уполномоченное лицо, например, председатель общего собрания участников ООО. Также возможно издание приказа о вступлении в должность руководителя.
Запись о приеме на работу руководителя в трудовую книжку (при ее ведении) и в сведения о трудовой деятельности вносятся в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н) не позднее пяти рабочих дней со дня заключения трудового договора или издания приказа. В графу 4 трудовой книжки вносятся реквизиты трудового договора или приказа о приеме на работу.
При ведении личных карточек по форме N Т-2, их заполнение осуществляется на основании представленных документов и приказа о приеме на работу.
При приеме на работу генерального директора ООО необходимо руководствоваться общими правилами, а также учесть особенности, связанные с проведением корпоративных процедур назначения (избрания) руководителя и проверкой полномочий лица, подписывающего трудовой договор от имени работодателя. Дополнительные особенности могут быть предусмотрены уставом ООО или локальными нормативными актами.