Для оформления договора аренды транспортного средства с экипажем необходимо согласовать его предмет, указав, что арендодатель самостоятельно осуществляет управление и техническую эксплуатацию транспортного средства. Рекомендуется составить договор в виде единого документа, подписанного обеими сторонами, и оформить акт передачи транспортного средства. Во избежание риска признания отношений трудовыми, следует исключить из договора терминологию, характерную для трудового законодательства, при описании порядка оказания услуг по управлению транспортным средством. Следует также учитывать, что транспортные уставы и кодексы могут предусматривать особые условия аренды для определенных видов транспортных средств, например, морских судов, согласно статье 641 Гражданского кодекса Российской Федерации.
1. Заключение договора аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом (включая ИП) в качестве арендатора
Договор заключается в общем порядке, предусмотренном для всех договоров, одним из установленных способов. Договор считается заключенным с момента передачи транспортного средства арендатору, согласно статье 632 Гражданского кодекса Российской Федерации и пункту 2 статьи 433 Гражданского кодекса Российской Федерации. Оформление передачи транспортного средства актом приема-передачи подтверждает заключение договора и помогает избежать споров о начале пользования объектом и возникновении обязанности по уплате арендной платы.
1.1. Форма договора
Договор должен быть составлен в письменной форме согласно статье 633 Гражданского кодекса Российской Федерации. Рекомендуется оформлять договор в виде единого документа, подписанного обеими сторонами, если иное не предусмотрено законом или договором в соответствии с пунктом 1 статьи 434 Гражданского кодекса Российской Федерации.
1.2. Существенные и рекомендуемые условия договора
К существенным условиям относятся предмет договора и условия, по которым по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение, согласно пункту 1 статьи 432 и статье 632 Гражданского кодекса Российской Федерации. Рекомендуется также согласовать:
Условие об арендной плате. Хотя оно не является существенным, его согласование предотвратит споры о размере и порядке внесения платы.
Срок договора аренды.
При необходимости можно согласовать требования к составу и квалификации экипажа транспортного средства согласно пункту 2 статьи 635 Гражданского кодекса Российской Федерации.
1.2.1. Согласование предмета договора
Предмет договора включает:
Предоставление транспортного средства во временное владение и пользование. Транспортное средство передается одновременно во владение и пользование согласно статье 632 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Оказание услуг по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации. Указывается, что арендодатель оказывает эти услуги своими силами согласно статье 632 Гражданского кодекса Российской Федерации. Могут быть установлены дополнительные требования к оказанию услуг.
Объект аренды. В качестве объекта могут выступать различные транспортные средства, включая автомобили, автобусы, морские и речные суда. Для физических лиц обычно арендуются автомобили.
Для согласования объекта аренды необходимо указать данные, позволяющие его точно идентифицировать, согласно пункту 3 статьи 607, статьям 625 и 632 Гражданского кодекса Российской Федерации. Эти данные содержатся в документах на транспортное средство, например, в свидетельстве о регистрации транспортного средства согласно пункту 1 части 2 статьи 14 Федерального закона от 03.08.2018 N 283-ФЗ.
1.2.2. Согласование условия об арендной плате
Для согласования арендной платы необходимо указать:
Вид (форму) арендной платы согласно пункту 2 статьи 614 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Размер арендной платы или способ его определения.
Срок внесения арендной платы.
1.3. Оформление передачи транспортного средства
Передача транспортного средства оформляется актом приема-передачи. В некоторых случаях договор может одновременно служить актом приема-передачи, если это прямо указано в договоре. Акт приема-передачи составляется в письменной форме и рекомендуется включать:
Индивидуализирующие признаки транспортного средства.
Описание состояния транспортного средства.
Передаваемые вместе с транспортным средством документы и имущество (принадлежности).
2. Заключение договора аренды транспортного средства с экипажем с ИП в качестве арендодателя
Договор заключается аналогично договору с физическим лицом-арендатором. Следует учитывать, что если транспортное средство находится в совместной собственности арендодателя и его супруга(и), предполагается согласие супруга на передачу в аренду согласно пункту 2 статьи 35 Семейного кодекса Российской Федерации. При отсутствии такого согласия договор может быть признан недействительным по требованию супруга, если он докажет, что арендодатель знал или должен был знать о его несогласии. Рекомендуется включить в договор условие о том, что супруг(а) арендодателя не возражает против передачи транспортного средства в аренду, оформив согласие супруга в качестве приложения к договору.
3. Заключение договора аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом в качестве арендодателя
Возможность заключения такого договора является предметом дискуссий. Сторонники противоположной точки зрения считают, что члены экипажа должны быть работниками арендодателя согласно пункту 2 статьи 635 Гражданского кодекса Российской Федерации, и, исходя из определения работодателя-физического лица по части 5 статьи 20 Трудового кодекса Российской Федерации, физические лица без статуса ИП не могут выступать арендодателями для юридических лиц и ИП. Сторонники возможности заключения такого договора указывают на отсутствие прямого запрета в законодательстве. Упоминание членов экипажа как работников арендодателя связано с необходимостью выполнения его распоряжений, что возможно и в случаях, когда член экипажа сам является арендодателем. Кроме того, практика заключения таких договоров с физическими лицами-арендодателями распространена.
Исходя из этого, далее материал строится на предположении о возможности заключения указанного договора аренды.
Договор заключается аналогично договору с ИП-арендодателем, однако при согласовании некоторых условий следует учесть особенности.
3.1. Согласование условий об оказании услуг по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации
Существует риск переквалификации договора в трудовой, если фактически сложатся трудовые отношения, согласно части 4 статьи 11 и статье 19.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Этот риск возрастает при некорректных формулировках в договоре. Поэтому не рекомендуется использовать трудовую терминологию, такую как "работник", "должность", "заработная плата", "тарифная ставка", "оклад", "премия", "надбавка", "увольнение", "прием на работу", "отпуск", "дисциплинарная ответственность", "обязанность обеспечить условия труда". Не следует указывать обязанность арендодателя по управлению автомобилем как трудовую функцию согласно части 2 статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации, например, выполнение работы по должности водителя в соответствии со штатным расписанием. При согласовании порядка оказания услуг следует избегать формулировок, создающих впечатление установления режима рабочего времени, который является признаком трудовых отношений (глава 16 Трудового кодекса Российской Федерации). Не следует указывать, что арендодатель подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка или что арендатор вправе устанавливать ненормированный рабочий день. Вместо этого можно согласовать порядок оказания услуг, например, указав, что арендатор определяет время их оказания в соответствии с договором.
3.2. Учет при согласовании условия о размере арендной платы
При согласовании условия о размере арендной платы рекомендуется указать, что арендодатель выполняет роль налогового агента по НДФЛ согласно пункту 1 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации. Это позволит избежать споров о сумме арендной платы, подлежащей уплате непосредственно арендодателю, поскольку арендная плата перечисляется за вычетом удержанного НДФЛ, согласно Письму Минфина от 01.12.2016 N 03-04-05/71165.