Социальный фонд России (СФР) имеет право запрашивать у страхователей документы как в процессе камеральной проверки отчетности по взносам на травматизм (раздел 2 формы ЕФС-1), так и при анализе материалов такой проверки. Закон не устанавливает исчерпывающего перечня документов, которые могут быть запрошены, однако все они должны иметь прямое отношение к проверке правильности исчисления и уплаты взносов на травматизм. Для получения документов СФР направляет официальное требование, на которое необходимо ответить в течение десяти рабочих дней. Несоблюдение этого срока или непредставление запрошенных документов влечет за собой штрафные санкции.

При проведении камеральной проверки сведений о начисленных страховых взносах на травматизм (раздел 2 формы ЕФС-1) СФР может запросить документы, связанные с исчислением этих взносов. К таким документам могут относиться, например, трудовые договоры с работниками, штатное расписание, платежные поручения на перечисление взносов, выписки по счетам бухгалтерского учета (например, 69, 70), акты о несчастных случаях на производстве, акты о случаях профессиональных заболеваний, а также справки об установлении инвалидности работникам. Фонд вправе истребовать эти документы в любое время, когда сочтет это необходимым, без каких-либо ограничений. Более того, после завершения проверки, при рассмотрении ее материалов, СФР может запросить дополнительные документы для установления фактов нарушений. Важно отметить, что СФР не может запрашивать документы, не имеющие отношения к взносам на травматизм, такие как заявления на отпуск по беременности и родам или счета-фактуры.

Даже если в представленном разделе 2 формы ЕФС-1 отсутствуют ошибки, несоответствия или противоречия, СФР все равно может истребовать необходимые для проверки документы. В то же время, пояснения могут быть запрошены только при наличии указанных ошибок или расхождений. Рекомендуется представлять документы по требованию СФР вне зависимости от наличия ошибок в отчетности.

Документы для камеральной проверки должны представляться за тот период, который охватывает сама проверка. Также целесообразно предоставлять документы, которые, хотя и не датированы непосредственно проверяемым периодом, но связаны с расчетом взносов за него, например, трудовые договоры, заключенные до начала отчетного периода. Документы, не относящиеся к проверяемому периоду или не связанные с расчетом взносов за него, не подлежат запросу. СФР также может использовать ранее поданные вами документы или сведения из других источников, включая налоговые органы.

Для запроса документов СФР направляет требование, форма которого не установлена. В требовании должны быть перечислены конкретные документы, подлежащие представлению. Требование может быть вручено лично руководителю организации, индивидуальному предпринимателю или их уполномоченному представителю под расписку, направлено заказным письмом по почте (считается полученным в день фактического получения или по истечении шести рабочих дней с даты отправления), либо передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Если у вас отсутствуют запрашиваемые СФР документы, необходимо уведомить об этом фонд. СФР может требовать только те документы, которые предусмотрены законом, а также те необязательные документы, о наличии которых у страхователя известно. Отсутствие необязательных документов не может служить основанием для наложения штрафа. Судебная практика подтверждает данный вывод, и он применим к проверкам СФР.

Уклонение от получения требования может привести к тому, что оно будет направлено по почте заказным письмом и будет считаться полученным по истечении шести рабочих дней с даты отправления. Игнорирование требований СФР и непредставление документов может повлечь за собой ответственность.

В случае невозможности представить документы в установленный десятидневный срок, необходимо письменно или в электронном виде уведомить СФР в течение одного рабочего дня после получения требования. В уведомлении следует указать причины задержки и предполагаемый срок исполнения требования. Это может помочь избежать штрафа. Руководитель территориального органа СФР или его заместитель в течение двух рабочих дней рассмотрит уведомление и примет решение о продлении срока или отказе в нем. Рекомендуется начинать подготовку документов незамедлительно, не дожидаясь решения фонда, чтобы минимизировать возможные штрафы в случае отказа в продлении срока.

Непредставление документов по требованию СФР или нарушение срока их подачи может привести к наложению штрафа согласно статье 26.31 Закона N 125-ФЗ. Кроме того, ответственное должностное лицо организации может быть привлечено к административной ответственности по части 3 статьи 15.33 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.