Фонд социального страхования (ФСС) имеет право запрашивать у страхователей необходимые документы как в процессе камеральной проверки расчета 4-ФСС, так и при рассмотрении материалов такой проверки. Хотя конкретный исчерпывающий перечень документов, которые ФСС может запросить, законодательством не установлен, все запрашиваемые документы должны иметь прямое отношение к исчислению и уплате страховых взносов на случай производственного травматизма и профессиональных заболеваний. Для получения документов ФСС направляет страхователю официальное требование, на исполнение которого отводится десять рабочих дней. Несоблюдение установленного срока или полный отказ в представлении документов может повлечь за собой привлечение к ответственности.
При проведении камеральной проверки расчета 4-ФСС, ФСС может истребовать документы, связанные с исчислением и уплатой взносов на травматизм. К таким документам могут относиться, например, трудовые договоры с работниками, штатное расписание, платежные поручения на перечисление взносов, выписки по счетам бухгалтерского учета (например, счета 69 и 70), акты о несчастных случаях на производстве, акты о случаях профессиональных заболеваний, больничные листы, связанные с профзаболеваниями или производственными травмами, а также справки об установлении инвалидности работникам. Документы, не имеющие отношения к взносам на травматизм, например, заявления на отпуск по беременности и родам или счета-фактуры, ФСС запрашивать не вправе. Фонд может истребовать документы в любое время, когда сочтет это необходимым, без установленных ограничений. Более того, после завершения проверки, при рассмотрении ее материалов, ФСС может запросить дополнительные документы для установления факта нарушений.
Даже при отсутствии ошибок, противоречий или несоответствий в представленном расчете 4-ФСС, ФСС вправе истребовать необходимые для проверки документы. Некоторые судебные инстанции придерживаются мнения, что при отсутствии выявленных нарушений у ФСС нет оснований для истребования документов. Однако, согласно действующему законодательству, для истребования документов такого условия, как наличие ошибок или несоответствий, не установлено, в отличие от порядка запроса пояснений. Поэтому рекомендуется представлять документы по требованию ФСС независимо от наличия или отсутствия ошибок в расчете.
Документы, подлежащие представлению в ФСС при камеральной проверке, должны относиться к периоду, охватываемому проверкой. Также целесообразно представлять документы, которые, хотя и не относятся непосредственно к проверяемому периоду, но связаны с расчетом взносов за этот период, например, трудовые договоры, заключенные до начала отчетного периода. Документы, не имеющие отношения к проверяемому периоду или расчету взносов за него, запрашиваться не должны. При этом ФСС вправе использовать ранее поданные документы (например, расчет 4-ФСС за предыдущий период) или сведения из других источников при проведении проверки.
ФСС направляет требование о представлении документов одним из следующих способов: личное вручение под расписку руководителю организации, индивидуальному предпринимателю или уполномоченному представителю; направление по почте заказным письмом (считается полученным в день фактического получения или по истечении шести рабочих дней после отправления); передача в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в соответствии с установленным порядком. Страхователи, обязанные представлять расчет 4-ФСС в электронном виде, обязаны получать требования от Фонда также в электронном виде, без направления на бумажном носителе. Форма требования в настоящее время не установлена, но может быть аналогична ранее действовавшей форме 15-ФСС.
В случае отсутствия у страхователя запрашиваемых документов, необходимо уведомить об этом ФСС. Фонд может истребовать только те документы, которые предусмотрены законом, или если известно об их наличии. Отсутствие необязательных документов не может служить основанием для наложения штрафа.
Уклонение от получения требования, в том числе в электронной форме, может привести к тому, что ФСС направит его заказным письмом, и оно будет считаться полученным по истечении шести рабочих дней с даты отправления. Для страхователей, обязанных получать документы в электронном виде, требование считается полученным на шестой рабочий день с даты его направления в электронном виде. Во избежание негативных последствий рекомендуется не игнорировать требования ФСС и своевременно представлять документы.
Если страхователь не имеет возможности представить документы в установленный десятидневный срок, необходимо письменно или в электронном виде уведомить об этом ФСС в течение одного рабочего дня после получения требования. В уведомлении следует указать причины невозможности представления документов в срок и предполагаемый срок их исполнения. Руководитель территориального органа ФСС или его заместитель рассмотрит уведомление и может принять решение о продлении срока. Рекомендуется начать подготовку документов незамедлительно, не дожидаясь решения Фонда, чтобы минимизировать возможные штрафы в случае отказа в продлении срока.
Непредставление документов по требованию ФСС или нарушение установленного срока может повлечь за собой штраф по соответствующей статье Закона № 125-ФЗ. Кроме того, ответственное должностное лицо организации может быть привлечено к административной ответственности.