Будущий арендатор может запросить у вас гарантийное письмо для подтверждения адреса при регистрации юридического лица в налоговой. Важно отметить, что данный документ не является обязательным для государственной регистрации юридического лица при его создании. Однако, если арендатор регистрирует изменение своего адреса, для подтверждения права пользования имуществом потребуется предъявить договор аренды. Письмо составляется в свободной форме и должно содержать информацию об объекте аренды (как правило, помещение) и указание на то, что оно будет предоставлено арендатору после его регистрации в качестве юридического лица. В письме следует явно разрешить использование адреса вашего помещения в качестве юридического адреса будущего арендатора. Неправильное составление гарантийного письма может привести к отказу в государственной регистрации.
При составлении гарантийного письма для подтверждения адреса при создании юридического лица следует включить следующие сведения:
Наименование адресата: обычно это налоговый орган, куда будет подаваться заявление о регистрации. Письмо также может быть адресовано участнику будущего юридического лица или выдано «по месту требования».
Наименование адресанта: как правило, это собственник помещения. В некоторых случаях это может быть арендатор, который планирует предоставить помещение в субаренду (при наличии согласия собственника).
Указание на заключение договора аренды помещения после регистрации арендатора. При планировании долгосрочного договора рекомендуется указать его срок в письме.
Индивидуализирующие признаки помещения: кадастровый номер, полный адрес (включая номер офиса), площадь, назначение и т.д.
Основание, на котором адресант вправе распоряжаться помещением. Если письмо исходит от собственника, необходимо указать основания приобретения права собственности и реквизиты правоустанавливающих документов. Если письмо выдает арендатор субарендатору, следует указать реквизиты договора аренды.
Разрешение на использование адреса помещения в качестве юридического адреса регистрируемого юридического лица. Если гарантийное письмо выдает арендатор для будущего субарендатора, рекомендуется получить соответствующее разрешение от собственника.
К гарантийному письму рекомендуется приложить документы, подтверждающие право адресанта распоряжаться помещением. Наиболее предпочтительным является выписка из ЕГРН. Если гарантийное письмо выдает арендатор для субарендатора, обязательно приложите копию договора аренды и документ, подтверждающий согласие основного арендодателя на субаренду. При подписании письма представителем по доверенности, необходимо приложить копию доверенности.
При регистрации изменения адреса юридического лица составление гарантийного письма не требуется. В таком случае арендатору достаточно приложить к заявлению документы, подтверждающие наличие права пользования объектом недвижимости или его частью по новому адресу, согласно пункту 6 статьи 17 Закона о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Гарантийное письмо не является документом, подтверждающим право пользования, поскольку такое право возникает только с момента заключения соответствующей сделки, например, договора аренды.