Гарантийное письмо об оплате задолженности составляется в свободной форме. Важно включить в него информацию о сумме долга, его основании, а также четкое обещание погасить задолженность в установленный срок. Для повышения доверия со стороны кредитора, в письме могут быть предусмотрены меры ответственности на случай неисполнения обязательств, например, пени за просрочку платежа. Следует учитывать, что введение новых мер ответственности в гарантийном письме, как правило, не отменяет санкций, предусмотренных основным договором. Так, если оплата уже просрочена, кредитор вправе применить договорную неустойку.
Для корректного составления гарантийного письма необходимо включить следующие сведения:
Точная сумма задолженности с детализацией (основной долг, неустойка и т.д.).
Реквизиты договора, являющегося основанием возникновения задолженности.
Обязательство погасить указанную задолженность.
Конкретный срок погашения долга.
Рекомендуется также указать обстоятельства возникновения задолженности, например, детализация партии товара или первоначальный срок оплаты по договору. Направление такого письма свидетельствует о признании долга, что влечет за собой новый отсчет срока исковой давности (статья 203 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Установление ответственности за нарушение обязательств, указанных в гарантийном письме, не является обязательным, но может повысить его убедительность. Например, можно предусмотреть неустойку за нарушение сроков оплаты. Это сделает обещание погасить долг более весомым. Важно помнить, что если договором уже предусмотрены санкции, гарантийное письмо, как правило, не освобождает от них, даже если содержит новые условия. Изменение договорных санкций возможно только при полном и безоговорочном согласии кредитора с условиями гарантийного письма. В таком случае, если гарантийное письмо будет расценено как оферта, а кредитор его акцептует, суд может признать условия договора об ответственности измененными (пункт 3 статьи 434, статья 438 Гражданского кодекса Российской Федерации). Поэтому рекомендуется предлагать такие новые меры ответственности, которые будут приемлемы для кредитора, например, повышенный размер неустойки с момента нарушения сроков, указанных в гарантийном письме.
К гарантийному письму следует приложить документы, подтверждающие изложенные в нем факты. Например, при просрочке оплаты субподрядчику из-за неоплаты от заказчика, можно приложить копию гарантийного письма от заказчика. Если письмо подписывается представителем по доверенности, необходимо приложить ее копию. При подписании письма руководителем, как правило, подтверждающие полномочия документы не требуются, однако их стоит приложить при смене руководителя, особенно если договор был подписан одним директором, а письмо другим.
Составление гарантийного письма контрагенту об оплате задолженности за оказанные услуги осуществляется в общем порядке, аналогичном описанному выше.