Законодательство не содержит прямых указаний на случаи, когда допускается применение факсимильной подписи на актах выполненных работ. Однако, при совершении гражданско-правовых сделок использование факсимиле возможно, если это прямо предусмотрено законом, иным нормативным правовым актом или соглашением сторон. Исходя из этого, представляется обоснованным применять данное правило по аналогии и к актам выполненных работ, руководствуясь пунктом 1 статьи 6 и пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации. Следовательно, рекомендуется использовать факсимиле на акте выполненных работ только при наличии соответствующего соглашения сторон или правового акта.

Соглашение об использовании факсимильной подписи может быть оформлено как отдельный документ, так и включено в основной договор в качестве одного из его условий. Важно отметить, что такое соглашение или договор должны быть подписаны сторонами собственноручно.

Следует учитывать, что применение факсимильной подписи на актах выполненных работ может повлечь налоговые риски, особенно если такие акты используются в качестве первичных учетных документов для целей налогового учета. Хотя гражданское законодательство не применяется к налоговым отношениям, если иное не установлено законодательством (пункт 3 статьи 2 Гражданского кодекса РФ), налоговый учет требует наличия надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы, согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Первичный учетный документ обязан содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете". Одним из таких обязательных реквизитов являются подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события (пункт 7 части 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете). При этом сам Закон о бухгалтерском учете не предусматривает возможность использования факсимильной подписи.

Таким образом, существует риск непринятия акта выполненных работ, подписанного с использованием факсимиле, в качестве документа, подтверждающего расходы, поскольку он может быть признан ненадлежащим образом оформленным в соответствии с законодательством Российской Федерации. Министерство финансов Российской Федерации разъясняло, что расходы, отраженные в актах выполненных работ, оформленных с применением факсимильной подписи, не могут быть учтены при определении объекта налогообложения при применении упрощенной системы налогообложения (Письмо Минфина России от 10.06.2021 N 03-11-11/45946).