Исполнительный орган общества обязан в установленном порядке, аналогичном порядку уведомления о проведении общего собрания, направить всем участникам копию составленного протокола не позднее десяти дней с момента его оформления (пункт 3 статьи 38.2 Закона об обществах с ограниченной ответственностью).
Общество обязано обеспечивать доступ участников к протоколам общих собраний по их требованию, а также осуществлять их хранение. Порядок хранения и предоставления информации участникам и иным лицам определяется уставом общества (пункт 1, подпункт 7 пункта 2 статьи 50 Закона об ООО, пункт 2 статьи 12 Закона об ООО).
Протоколы общих собраний подлежат постоянному хранению (подпункт "и" пункта 18 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). При этом, общество не вправе отказывать в предоставлении протоколов, относящихся к прошлым периодам его деятельности, даже если с момента обращения участника прошло более трех лет.
Как правило, ознакомление с протоколом общего собрания осуществляется участником в помещении исполнительного органа общества в течение пяти рабочих дней с даты получения соответствующего запроса. Уставом общества или внутренним документом, утвержденным общим собранием или советом директоров (наблюдательным советом) и опубликованным на сайте общества, может быть предусмотрено иное место ознакомления. По запросу участника общество обязано предоставить ему копию протокола, при этом стоимость копии не может превышать фактические затраты на ее изготовление и расходы на пересылку, если копия направляется по указанному участником адресу (пункт 3 статьи 50 Закона об ООО).
В некоторых случаях отказ в предоставлении протокола общего собрания может быть правомерным. Например, если участник повторно запрашивает документ в течение трех лет, при условии, что первоначальный запрос был удовлетворен надлежащим образом (подпункт 2 пункта 4 статьи 50 Закона об ООО).