При оформлении доверенности необходимо четко определить объем предоставляемых полномочий представителю, поскольку именно они определяют форму и содержание доверенности. Если представитель будет совершать действия, помимо подписания договора аренды, такие как ведение переговоров или подписание актов приема-передачи, эти полномочия также должны быть отражены в доверенности.
Обязательно укажите дату выдачи доверенности, а также полные сведения о доверителе и представителе.
Доверенность подписывается уполномоченным лицом, как правило, руководителем организации.
Форма доверенности: Доверенность должна быть оформлена в письменной форме. Она может быть представлена отдельным документом, либо ее условия могут быть включены в договор или решение собрания. Допускается оформление доверенности в электронном виде (п. 1 ст. 160, п. п. 1, 4 ст. 185 ГК РФ).
Нотариальное удостоверение: В некоторых случаях доверенность подлежит нотариальному удостоверению, а именно:
если договор аренды требует нотариального удостоверения (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ);
при выдаче безотзывной доверенности (п. 2 ст. 188.1 ГК РФ);
если доверенность включает полномочия по подаче заявлений о регистрации договора аренды (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ, ч. 4 ст. 15 Закона о государственной регистрации недвижимости).
Содержание доверенности:
Дата выдачи доверенности: Обязательное условие, без которого доверенность является недействительной (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Сведения о сторонах: Должны позволять однозначно идентифицировать доверителя и представителя (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Для юридического лица указывается полное наименование, адрес и, при наличии, ОГРН; для физического лица – Ф.И.О. и место жительства. Для физического лица рекомендуется указывать дату и место рождения, а также данные документа, удостоверяющего личность (п. 6.2 Методических рекомендаций по удостоверению доверенностей).
Полномочия представителя: Являются существенной частью доверенности (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Подпись: Доверенность подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Дополнительные условия:
Срок действия: При отсутствии указания срока доверенность действует в течение одного года со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Передоверие: Возможно указание права или запрета на передоверие полномочий (п. п. 1, 7 ст. 187 ГК РФ).
Место совершения: Указание места совершения необязательно для простой письменной доверенности, но нотариус укажет его в соответствии с установленными правилами.
Печать: Проставление печати на доверенности при заключении договора аренды не является обязательным, но и не запрещено.
Описание полномочий: Полномочия могут быть описаны в широкой форме, однако для снижения рисков злоупотреблений рекомендуется конкретизировать условия договора, например:
указать конкретного контрагента или характеристики контрагентов (например, только российские юридические лица);
описать характеристики передаваемого в аренду имущества (индивидуализирующие или родовые признаки);
установить предельный срок аренды;
определить предельный размер арендной платы;
указать иные существенные условия (например, аренда с экипажем или без экипажа).
Исполнение договора: Если представитель будет исполнять договор аренды, необходимо включить соответствующие полномочия в доверенность, такие как:
получение арендной платы;
прием и передача арендованного имущества, включая подписание актов приема-передачи;
заключение соглашений об изменении или расторжении договора аренды.