При передаче полномочий исполняющему обязанности руководителя следует учитывать, что ему могут быть делегированы только те компетенции, которыми обладает сам руководитель, согласно учредительным документам. К таким полномочиям относятся, например, управление трудовыми отношениями (заключение трудовых договоров, издание приказов), подписание финансовой отчетности и заключение сделок. Важно помнить, что ограничения, наложенные на директора в отношении заключения сделок, распространяются и на исполняющего обязанности, особенно в организациях, таких как ООО и АО (пункт 3.1 статьи 40 Закона об ООО и пункт 2 статьи 69 Закона об АО).

Некоторые полномочия единоличного исполнительного органа не могут быть переданы исполняющему обязанности. Например, только руководитель постоянно действующего исполнительного органа может быть заявителем при внесении изменений в учредительные документы и сведения ЕГРЮЛ (пункт 1.3 статьи 9 Закона о госрегистрации юрлиц и ИП). В ООО право принимать решения о проведении внеочередных собраний или заочного голосования для принятия решений общим собранием участников общества также принадлежит только единоличному исполнительному органу (пункт 2 статьи 35 Закона об ООО).

Перед назначением исполняющего обязанности директора, например, на время отпуска, рекомендуется изучить учредительный документ на предмет наличия положений о порядке назначения и полномочиях лица, замещающего руководителя. Если порядок определен в учредительном документе, следует действовать в соответствии с ним.

Оформление доверенности на исполнение обязанностей директора законом не регламентировано, однако рекомендуется ее оформление. В доверенности следует подробно указать передаваемые полномочия. Доверенность может потребоваться для представления интересов организации, например, по запросу налоговых органов (пункт 1 статьи 185 ГК РФ, пункты 1, 3 статьи 29 НК РФ).

Ответственность за добросовестное и разумное исполнение обязанностей в период замещения возлагается на руководителя (директора) (пункт 5 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 62).

Законодательство не устанавливает конкретных требований к подписи документов исполняющим обязанности руководителя. На практике применяются различные подходы, зависящие от способа оформления исполнения обязанностей:

Указание "и.о." (или "исполняющий обязанности") и должности руководителя организации, Ф.И.О. и подписи, что соответствует рекомендациям ГОСТ Р 7.0.97-2025. Это применимо, когда исполнение обязанностей оформлено как дополнительная работа (части 1, 2 статьи 60.2 ТК РФ).

Указание должности согласно трудовому договору замещающего работника, его подпись, если он наделен соответствующими полномочиями, например, по доверенности. Это возможно при временном переводе на должность руководителя (часть 1 статьи 72.2 ТК РФ).

Рекомендуется закрепить порядок оформления подписи в приказе о возложении обязанностей руководителя на время его отсутствия.