Законодательство не устанавливает строгих требований к форме акта сверки взаиморасчетов. Однако для его юридической значимости и возможности использования в различных целях, документ должен быть корректно составлен и подписан. В частности, чтобы акт служил подтверждением признания долга, он должен содержать точный размер задолженности на определенную дату, полные данные сторон и другую информацию, позволяющую однозначно идентифицировать соответствующие обязательства. Подписание акта от имени организации может осуществляться ее руководителем или уполномоченным лицом на основании доверенности.
Составление акта сверки взаиморасчетов, как правило, допускается в произвольной форме, поскольку обязательные требования к нему отсутствуют. Тем не менее, если форма акта утверждена в качестве приложения к договору, необходимо использовать именно ее. Рекомендуется разработать собственную унифицированную форму акта сверки и закрепить ее в учетной политике организации. Типичная форма акта сверки представляет собой таблицу с данными обеих сторон договора, часто используются формы, интегрированные в бухгалтерские программы, которые могут быть адаптированы под специфические нужды компании.
Включение в акт сверки реквизитов, предусмотренных частью 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, не является обязательным, поскольку акт сверки не относится к первичным учетным документам. Однако, для обеспечения его доказательственной силы в случае возникновения споров, важно, чтобы из содержания акта было ясно, к каким именно расчетам он относится. Рекомендуется включать в акт следующие сведения:
наименование документа;
дату составления;
период, за который проводится сверка;
номер и дату договора, являющегося основанием для сверки;
полные наименования сторон, их ИНН и/или ОГРН;
информацию о входящем сальдо на начало периода сверки;
сведения о движении товаров, работ, услуг и денежных средств между контрагентами в стоимостном выражении;
валюту платежа, если применимо;
ссылки на соответствующие первичные документы;
информацию об исходящем сальдо;
сведения о наличии, размере и основаниях возникновения задолженности, если таковая имеется;
должность и Ф.И.О. лица, подписывающего акт;
номер и дату доверенности, если акт подписывается уполномоченным представителем, с возможностью предоставления копии доверенности.
Проставление печати на акте сверки не является обязательным, но рекомендуется для дополнительного подтверждения подлинности документа и полномочий подписавшего его лица. Использование печати соответствует общепринятой деловой практике.
Подписание акта сверки от имени организации без доверенности осуществляется ее единоличным исполнительным органом (генеральным директором, президентом и т.п.). Любое другое лицо, включая главного бухгалтера, может подписывать акт только при наличии соответствующей доверенности. В противном случае такой акт может не порождать правовых последствий для юридического лица. Поэтому рекомендуется проверять наличие доверенности при получении акта, подписанного не руководителем.
В случае, если акт сверки подписан главным бухгалтером без доверенности, но при этом на нем имеется печать организации, суд в рамках судебного разбирательства может признать такую подпись надлежащей, исходя из обстоятельств дела и наличия у подписавшего лица доступа к печати, что может свидетельствовать о его явных полномочиях.
Если контрагент отказывается подписывать акт сверки, закон не предусматривает обязательного порядка действий или возможности принуждения к подписанию. Однако, если договором предусмотрены соответствующие процедуры, обязанности или санкции за уклонение от подписания, следует руководствоваться условиями договора. В отсутствие договорных положений, стороны могут применять общепринятые в деловом обороте методы. Например, при наличии разногласий, можно предложить контрагенту подписать акт с протоколом разногласий, что позволит зафиксировать неоспариваемую часть расчетов и разрешить оставшиеся споры в претензионном или судебном порядке.
Важно отметить, что для взыскания задолженности акт сверки не является обязательным документом, поскольку он не является первичным учетным документом и сам по себе не подтверждает факт возникновения долга. Судебная практика подтверждает, что для взыскания задолженности необходимы иные подтверждающие документы.
Односторонний акт сверки, подписанный одной из сторон, может служить подтверждением признания долга в целях перерыва течения срока исковой давности, но только в части признания задолженности той стороной, которая его подписала. Если акт подписан стороной, не имеющей долга перед контрагентом, он не может быть истолкован как признание долга должником без наличия иных подтверждающих доказательств.