Законодательство не устанавливает строгих требований к форме протокола разногласий к акту сверки взаиморасчетов, что позволяет составлять его в произвольном порядке. Для обеспечения ясности и полноты информации, помимо описания самих разногласий, рекомендуется указывать ссылки на документы, подтверждающие контекст спора. К таким документам относятся наименования сторон, реквизиты оспариваемого акта сверки, а также первичные документы, на основании которых были сформированы данные для сверки.
Протокол разногласий следует составлять в двух экземплярах. Подписание документа может осуществляться руководителем организации или уполномоченным лицом при наличии соответствующей доверенности. Наиболее частым подписантом является главный бухгалтер.
При составлении протокола разногласий рекомендуется включать следующие сведения:
номер, дату и место составления документа;
ссылку на акт сверки, включая дату его составления и получения;
указание на период, к которому относится сверка взаиморасчетов;
номер и дату договора, по которому проводится сверка;
наименования всех участвующих сторон;
детальное описание предмета разногласий с комментариями;
ссылки на соответствующие первичные документы;
предложения по внесению изменений в акт сверки;
должность и полные фамилия, имя, отчество лица, уполномоченного на подписание протокола;
номер и дату доверенности, если протокол подписывается представителем по доверенности.
Рекомендуется подготовить протокол разногласий в двух экземплярах: один для себя и один для контрагента. К экземпляру, направляемому контрагенту, следует приложить копии первичных документов, если расхождения связаны с ними. Например, для подтверждения неучтенного платежа могут быть приложены копия платежного поручения с отметкой банка или выписка с расчетного счета. Для подтверждения стоимости неучтенной услуги может быть приложена копия акта сдачи-приемки. Также может быть приложена копия доверенности, подтверждающая полномочия подписанта.
Подготовкой протокола разногласий обычно занимается бухгалтерия, а его проверкой – юрист. Подписывает документ, как правило, генеральный директор организации. В случае отсутствия генерального директора или по его поручению, протокол может быть подписан главным бухгалтером или другим сотрудником при наличии соответствующей доверенности.