Подпись является неотъемлемым элементом бумажного документа, подтверждающим факт его подписания. Она состоит из полного наименования должности лица, совершившего подписание, его личной подписи и расшифровки, включающей инициалы и фамилию (согласно пункту 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2025).

Представитель юридического лица, как правило, подписывает документ в одном из следующих случаев:

В качестве органа юридического лица (пункт 1 статьи 53 Гражданского кодекса Российской Федерации). Например, договор может быть подписан генеральным директором общества с ограниченной ответственностью (пункты 1 и подпункт 1 пункта 3 статьи 40 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

По доверенности (пункт 1 статьи 182 Гражданского кодекса Российской Федерации). В таком случае рекомендуется указывать, что документ подписан по доверенности, и приводить реквизиты этой доверенности.

Существуют определенные правила оформления подписи (пункт 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2025):

При временном отсутствии руководителя, если документ подписывает уполномоченное лицо, любые исправления в наименовании должности и расшифровке фамилии в уже подготовленном и согласованном проекте документа должны вноситься вручную или с использованием специального штампа. Не допускается использование косой черты или надписи «за» перед должностью, если документ подписывает другое должностное лицо.

Если документ подписывается несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи должны располагаться на одном уровне.

Подпись является обязательным условием для заключения договора в письменной форме (пункт 1 статьи 160 и пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса Российской Федерации). Подпись на договоре выражает намерение стороны заключить его. Если не доказано иное, она свидетельствует о добровольных действиях, совершенных по собственной воле в своих интересах.

Аналогом собственноручной подписи может служить факсимиле. Его использование допустимо в случаях и порядке, установленных законодательством или соглашением сторон (пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Следует также учитывать специфические требования к подписи при заключении договоров с использованием электронных или иных технических средств.