Порядок прекращения деятельности филиала или представительства организации зависит от того, отражены ли сведения о них в учредительных документах. Если информация присутствует в уставе, процедура осуществляется как внесение изменений в учредительные документы. В случае отсутствия таких сведений в уставе, изменения вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Независимо от содержания устава, уполномоченный орган юридического лица обязан принять решение о закрытии филиала или представительства, а также подготовить и подать соответствующие документы в налоговый и регистрирующий органы по месту нахождения юридического лица. Для отдельных категорий юридических лиц, например, кредитных организаций, законодательством могут быть предусмотрены специфические особенности процедуры закрытия филиалов.

Процесс закрытия филиала юридического лица включает следующие шаги:

1. Принятие решения о закрытии филиала. Компетентный орган юридического лица, в соответствии с его организационно-правовой формой и уставными положениями, принимает решение о прекращении деятельности филиала. Например, в ООО такое решение принимает общее собрание участников (по общему правилу) или совет директоров (если предусмотрено уставом). В АО решение принимает совет директоров (по общему правилу) или, при наличии соответствующего положения в уставе, коллегиальный исполнительный орган или общее собрание акционеров. Для унитарных предприятий требуется согласование с собственником имущества.

2. Подготовка документов для регистрации.

Если сведения о филиале содержатся в уставе, необходимо оформить изменения в устав в виде отдельного документа или новой редакции устава. К пакету документов прилагается решение о закрытии филиала и утверждении изменений в устав, заявление по форме № Р13014, сообщение по форме № С-09-3-2, а также устав в новой редакции или изменения к нему.

Если сведения о филиале отсутствуют в уставе, пакет документов включает решение о закрытии филиала, заявление по форме № Р13014 и сообщение по форме № С-09-3-2.

3. Уплата государственной пошлины. Размер госпошлины составляет 800 рублей. Однако, уплата не требуется при подаче документов в электронной форме.

4. Подача документов в регистрирующий орган. Документы могут быть поданы лично, по почте, через личный кабинет налогоплательщика или в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Срок подачи сообщения по форме № С-09-3-2 составляет три рабочих дня с даты принятия решения о закрытии, а заявления по форме № Р13014 – семь рабочих дней, если закрытие не связано с внесением изменений в учредительный документ. В случае внесения изменений в учредительный документ, рекомендуется подать заявление в течение семи рабочих дней с даты утверждения изменений.

5. Получение документов о регистрации. По итогам регистрации заявителю выдается лист записи ЕГРЮЛ по форме № Р50007. При внесении изменений в устав, также выдается устав в электронной форме. Получение документов на бумажном носителе возможно по запросу, при этом указывается соответствующее значение в заявлении по форме № Р13014. Срок получения документов – не позднее шестого рабочего дня после подачи документов.

Ответственность за несвоевременное представление документов может включать штрафы для юридического лица и его руководителя.

Процедура закрытия представительства юридического лица аналогична процедуре закрытия филиала, поскольку правовое регулирование этих процессов совпадает. Это касается как порядка принятия решений уполномоченными органами, так и процедуры регистрации изменений в ЕГРЮЛ, а также порядка уведомления налоговых органов.