Для эффективной организации работы контрактной службы, учитывая специфику закупочной деятельности, необходимо четко распределить обязанности между сотрудниками. Функции по планированию, организации и сопровождению процедур определения поставщика следует возложить на специалиста, а задачи по экспертизе и консультированию – на эксперта. Эти обязанности и соответствующие им трудовые функции должны быть закреплены в должностных инструкциях каждого работника. Министерство труда России утвердило профессиональные стандарты в сфере закупок, которые следует использовать при определении должностей и функционала сотрудников контрактной службы.
Руководитель контрактной службы осуществляет общее управление и координацию деятельности сотрудников в соответствии с пунктом 2.4 Типового положения N 158н. Помимо руководителя, в состав службы должны входить работники, наделенные определенными полномочиями: эксперты, специалисты и другие. Должности определяются самостоятельно, исходя из штатного расписания. Распределение трудовых функций между сотрудниками рекомендуется производить с учетом рекомендованных профессиональных стандартов.
Специалист в сфере закупок может выполнять следующие функции:
обеспечение закупок, включая определение потребностей заказчика и подготовку закупочной документации;
осуществление закупок, предполагающее планирование, обоснование и проведение процедур;
экспертиза результатов закупок и приемка контракта, заключающаяся в проверке соблюдения условий контракта и качества выполненных работ или поставленных товаров;
контроль в сфере закупок, включающий мониторинг, аудит и надзор.
Эксперт в сфере закупок может заниматься:
консультированием, в том числе мониторингом рынка и предоставлением консультаций;
экспертизой исполнения контракта и его результатов;
организацией работ по экспертизе и консультированию по закупкам, включая управление соответствующей организацией, проведение исследований и аттестацию в сфере закупок.
Распределение указанных функций осуществляется при составлении должностных инструкций. Важно учитывать уровень образования сотрудников: работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. При этом, согласно разъяснениям Минфина России, высшее образование может быть непрофильным (часть 6 статьи 38 Закона N 44-ФЗ, Письма от 27.08.2020 N 24-01-06/75331, от 30.06.2020 N 24-01-06/56155). В 2025 году заказчики, указанные в пункте 2 Постановления Правительства РФ от 31.12.2022 N 2559, имеют право не руководствоваться положениями части 6 статьи 38 Закона N 44-ФЗ.
Единственным обязательным требованием к специалисту контрактной службы является наличие высшего образования (любого) либо дополнительного профессионального образования в сфере закупок (часть 6 статьи 38 Закона N 44-ФЗ, Письма Минфина России от 27.08.2020 N 24-01-06/75331, от 30.06.2020 N 24-01-06/56155). В 2025 году заказчики, указанные в пункте 2 Постановления Правительства РФ от 31.12.2022 N 2559, вправе не руководствоваться положениями части 6 статьи 38 Закона N 44-ФЗ. Дополнительные требования, такие как опыт практической работы, устанавливаются по усмотрению заказчика и зависят от возлагаемых полномочий. Рекомендуется ориентироваться на профессиональный стандарт при определении квалификации специалиста для обеспечения единообразия требований и справедливого распределения полномочий. Помимо общих знаний законодательства о контрактной системе, следует учитывать специфику закупаемых товаров, работ, услуг и стадии сопровождения процедуры определения поставщика. Требования к квалификации устанавливаются заказчиком самостоятельно. Профессиональный стандарт "Специалист в сфере закупок", утвержденный Приказом Минтруда России от 10.09.2015 N 625н, может применяться при установлении требований к контрактному управляющему или руководителю службы. Необязательно учитывать весь стандарт; достаточно соблюдения требования к образованию, предусмотренного частью 6 статьи 38 Закона N 44-ФЗ (Письмо Минэкономразвития России от 21.11.2016 N Д28и-3048). Наиболее ценными разделами профстандарта являются описания функций, трудовых действий, необходимых знаний и умений, которые следует использовать при приеме на работу специалистов различной квалификации. Должностные инструкции формируются в соответствии с возлагаемой ответственностью и должны максимально подробно описывать функции, права, обязанности и ответственность специалиста. При необходимости функции могут быть отнесены к обязанностям работников других подразделений. В инструкции включаются обязанности специалиста в зависимости от этапа процедуры и соответствующие меры ответственности за нарушения.
Обязательным требованием к эксперту контрактной службы является наличие высшего образования или дополнительного профессионального образования в сфере закупок (часть 6 статьи 38 Закона N 44-ФЗ). Высшее образование может быть любым (Письма Минфина России от 27.08.2020 N 24-01-06/75331, от 30.06.2020 N 24-01-06/56155). Иных квалификационных требований закон не устанавливает, они определяются заказчиком самостоятельно. В 2025 году заказчики, указанные в пункте 2 Постановления Правительства РФ от 31.12.2022 N 2559, вправе не руководствоваться положениями части 6 статьи 38 Закона N 44-ФЗ. При определении требований к эксперту следует ориентироваться на предполагаемые функции, такие как оценка профессиональной квалификации сотрудников или проведение практических исследований в сфере закупок. Должностная инструкция эксперта может составляться с учетом положений Профстандарта "Эксперт в сфере закупок", утвержденного Приказом Минтруда России от 10.09.2015 N 626н. Обязательно учитываются требования к образованию, остальные положения применяются по усмотрению заказчика (Письмо Минэкономразвития России от 21.11.2016 N Д28и-3048). Должностная инструкция должна максимально подробно описывать функции, права, обязанности и ответственность эксперта по закупкам.