Процесс планирования закупок включает два ключевых этапа: сбор информации о потребностях учреждения и подготовку документации для самого планирования. На первом этапе необходимо собрать заявки от всех подразделений учреждения на приобретение товаров, работ или услуг, а затем на их основе сформировать проект плана-графика закупок. Важно убедиться, что бухгалтерия учла все будущие расходы, включая те, которые уже проведены, но будут оплачены в последующих периодах, в плане финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) или бюджетной смете. Второй этап заключается в утверждении плана-графика. Необходимо обеспечить его соответствие плану ФХД или бюджетной смете, иначе размещение в Единой информационной системе (ЕИС) не пройдет финансовый контроль. При изменении потребностей в течение года план-график подлежит корректировке.

Для подготовки документов, отражающих потребности учреждения, следует определить конкретные нужды в товарах, работах или услугах. Эта информация должна быть собрана в письменном виде от структурных подразделений. Даже если сведения были предоставлены ранее, их необходимо уточнить, так как могли измениться стоимость, объемы или сама необходимость в закупках. Рекомендуется оформить приказом, кто и в какие сроки должен предоставлять информацию о потребностях контрактной службе или контрактному управляющему. Также следует утвердить форму заявки на закупку, которая будет служить основой для формирования плана-графика и других закупочных документов. В заявке должны быть предусмотрены все необходимые параметры, такие как наименование и характеристики товаров, работ, услуг, их стоимость и другие релевантные сведения.

Форма заявки для включения закупки в план-график закупок должна быть согласована руководителем учреждения и главным бухгалтером. Заявка должна содержать информацию о структурном подразделении, инициаторе закупки, требованиях к поставщику (подрядчику, исполнителю), а также приложения при необходимости.

Дополнительно следует подготовить проект плана-графика. При изменении потребностей в течение года рекомендуется оформлять такие изменения также посредством заявки, на основании которой будут вноситься корректировки в план-график.

Для подготовки документа, непосредственно связанного с планированием закупок, следует руководствоваться Законом N 44-ФЗ, который предусматривает формирование, утверждение и ведение исключительно плана-графика. Закупки, не отраженные в плане-графике, проводить запрещено (часть 1 статьи 16 Закона N 44-ФЗ). Важно помнить, что все расходы учреждения, включая затраты на закупки, утверждаются в плане (программе) ФХД или бюджетной смете. Эти документы разрабатываются соответствующими структурными подразделениями. Поэтому контрактной службе (контрактному управляющему) необходимо обеспечить полноту сведений о потребностях и расходах на оплату контрактов, которые предстоит оплачивать в будущих периодах, для корректного формирования плана ФХД или бюджетной сметы (пункт 2 статьи 221 Бюджетного кодекса РФ). Расходы государственного (муниципального) заказчика напрямую зависят от лимитов бюджетных обязательств, доведенных в соответствии с бюджетом бюджетной системы РФ.

Порядок формирования, утверждения планов-графиков, внесения в них изменений, их размещения в ЕИС и на официальном сайте, а также особенности включения информации и планирования закупок заказчиками, осуществляющими деятельность за рубежом, и требования к форме планов-графиков установлены Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279. Заказчики, ведущие деятельность за рубежом, должны составлять план-график по форме, утвержденной данным постановлением, и руководствоваться установленным им порядком (пункт 26 указанного порядка).

Государственные (муниципальные) заказчики и лица, уполномоченные ими, формируют план-график в процессе составления и рассмотрения проекта соответствующего бюджета. Унитарные предприятия, бюджетные и автономные учреждения (с учетом особенностей, предусмотренных частью 2, 2.1, 6 и 4 статьи 15 Закона N 44-ФЗ) составляют план-график при формировании проектов планов ФХД (части 6, 7 статьи 16 Закона N 44-ФЗ, пункт 8 Порядка, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279).

Утверждение плана-графика должно произойти в течение 10 рабочих дней после доведения лимитов бюджетных обязательств или утверждения плана (программы) ФХД (пункт 12 Порядка, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279). План-график составляется на срок, соответствующий сроку действия закона (акта) о бюджете (часть 5 статьи 16 Закона N 44-ФЗ).

В плане-графике обязательно указываются следующие сведения (часть 2 статьи 16 Закона N 44-ФЗ):

идентификационный код закупки;

наименование объекта (объектов) закупки;

объем финансового обеспечения для осуществления закупок;

срок (периодичность) осуществления закупки;

информация об общественном обсуждении закупки;

иная информация, предусмотренная Порядком, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279.

Важно учитывать, что внесение изменений в план-график допускается только в строго определенных случаях (часть 8 статьи 16 Закона N 44-ФЗ, пункт 22 Порядка, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279).