Закон № 223-ФЗ не обязывает заказчиков создавать специальную службу или отдел для организации закупок, а также разрабатывать положение о таком отделе. Однако, при значительном объеме закупок целесообразно создать отдельное структурное подразделение. Это оформляется приказом о создании отдела. Для определения статуса отдела, распределения функций и полномочий сотрудников рекомендуется разработать положение об отделе закупок.
Разработка положения об отделе закупок:
Разработка положения об отделе закупок, регламентирующего его деятельность, не является обязательной, но рекомендуется для фиксации распределения функций, связанных с закупочной деятельностью. В положении рекомендуется отразить функции отдела на различных стадиях закупок, включая:
Планирование и подготовку отчетов о закупках:
Прием заявок и сведений о потребностях в товарах, работах, услугах.
Разработка и утверждение плана закупок, внесение изменений.
Контроль объемов закупок у СМСП (включая закупки у самозанятых).
Размещение отчетов о закупках в ЕИС.
Организацию закупки:
Подготовка и размещение в ЕИС извещения, документации о закупках и проекта контракта.
Участие в процедуре закупки, прием заявок, размещение протоколов в ЕИС, обеспечение заключения договора.
Организационно-техническое обеспечение деятельности закупочной комиссии.
Внесение сведений в реестр договоров.
Разрешение спорных ситуаций:
Участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов закупок.
Направление сведений для включения в РНП информации о поставщике.
При составлении положения необходимо учитывать требования положения о закупке организации. Особое внимание следует уделить наличию порядка выявления личной заинтересованности работников, приводящей к конфликту интересов. Необходимо определить функции и сферу ответственности руководителя и сотрудников отдела, а также лиц, ответственных за нарушения в ходе закупочной деятельности. Например, можно установить персональную ответственность сотрудников или ответственность руководителя за нарушения, допущенные отделом. Следует определить, могут ли сотрудники отдела входить в состав закупочных комиссий. Рекомендуется ограничить участие рядовых сотрудников в комиссиях для избежания конфликта интересов и снижения коррупционных рисков. Утверждение разработанного документа оформляется приказом руководителя или уполномоченного лица.
Создание отдела закупок:
После разработки положения можно приступать к созданию отдела, руководствуясь внутренними документами, регламентирующими порядок создания новых структурных подразделений. Необходимо определить численность сотрудников отдела, исходя из количества проводимых процедур в месяц или квартал. Также следует определить квалификационный состав сотрудников. Закон не предъявляет требований к образованию сотрудников, участвующих в закупочной деятельности. Организация самостоятельно определяет требования к образованию и навыкам сотрудников отдела закупок, учитывая отраслевую специфику. В части квалификационных требований можно ориентироваться на профстандарт "Специалист в сфере закупок", который не является обязательным для применения. Создание отдела оформляется приказом, которым также вносятся изменения в штатное расписание, если это предусмотрено внутренними документами.