Контрактная служба представляет собой подразделение заказчика, ответственное за проведение закупочных процедур и исполнение контрактов. Ее можно организовать как отдельное структурное подразделение или без его образования. Для создания контрактной службы необходимо издать соответствующий приказ и утвердить положение о ней, разработанное на основе Типового положения N 158н. В состав службы должны входить как минимум два сотрудника: руководитель и работник контрактной службы. К ним предъявляются требования по наличию высшего образования (включая непрофильное) или дополнительного профессионального образования в сфере закупок. В 2025 году для некоторых заказчиков предусмотрены исключения из этих требований.
Создание контрактной службы является обязательным, если совокупный годовой объем закупок (СГОЗ) превышает 100 миллионов рублей, согласно части 1 статьи 38 Закона N 44-ФЗ. В иных случаях заказчики самостоятельно определяют необходимость создания контрактной службы или назначения контрактного управляющего, руководствуясь частью 2 статьи 38 Закона N 44-ФЗ и письмом Минэкономразвития России от 31.03.2017 N ОГ-Д28-4077.
При централизованных закупках полномочия между заказчиками и уполномоченным органом или учреждением распределяются следующим образом: уполномоченному органу или учреждению могут быть переданы полномочия по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) согласно части 1 статьи 26 Закона N 44-ФЗ. В этом случае полномочия по обоснованию закупок, определению условий контракта, расчету начальной максимальной цены контракта (НМЦК) и подписанию контракта остаются за заказчиком. Контрактная служба (или контрактный управляющий) в таком случае реализует функции, не переданные уполномоченному органу, включая планирование закупок, участие в рассмотрении жалоб, заключение контракта и его исполнение. Если же Президентом РФ, Правительством РФ или высшим исполнительным органом субъекта РФ передаются функции по планированию закупок, определению поставщиков, заключению и исполнению государственных контрактов согласно частям 2 и 3 статьи 26 Закона N 44-ФЗ, то Закон N 44-ФЗ не освобождает заказчика от обязанности создать контрактную службу или назначить контрактного управляющего. Однако, если в рамках централизации полномочия переданы уполномоченному органу или учреждению в полном объеме, предусмотренном частями 2 и 3 статьи 26 Закона N 44-ФЗ, заказчик может не создавать контрактную службу или назначать контрактного управляющего.
Организация работы контрактной службы начинается с выбора формы ее создания: отдельное структурное подразделение или без его образования. Затем разрабатывается положение о контрактной службе, определяющее ее функции, и утверждается приказом. Выделение контрактной службы в отдельное структурное подразделение не является обязательным и зависит от штатных возможностей, объема и интенсивности закупок. Создание службы без выделения отдельного подразделения предполагает, что сотрудники выполняют функции контрактной службы наряду с основной работой, что допускается согласно письму Минэкономразвития России от 30.12.2015 N Д28и-3860. Такая служба может быть возглавлена руководителем заказчика или его заместителем. Создание контрактной службы в виде отдельного структурного подразделения, например отдела закупок, позволяет более равномерно распределить нагрузку и избежать совмещения трудовых функций. В этом случае предусматривается отдельная должность руководителя контрактной службы, согласно пункту 2.1 Типового положения N 158н.
Положение о контрактной службе является основным документом, регламентирующим ее деятельность, и его наличие обязательно согласно части 3 статьи 38 Закона N 44-ФЗ. Положение должно определять порядок действий службы на всех этапах закупочной деятельности, а также условия взаимодействия с комиссией по осуществлению закупок, подразделениями заказчика и иными участниками процедур. В положении может быть установлено, могут ли работники контрактной службы быть членами комиссии по осуществлению закупок, с учетом возможных региональных или муниципальных актов. Функциональные обязанности контрактной службы охватывают планирование закупок (разработка плана-графика, нормирование, консультации с поставщиками), организацию закупок (определение поставщиков, разработка документации, расчет НМЦК, обеспечение деятельности комиссии, привлечение экспертов), заключение контракта (размещение проекта контракта, рассмотрение протокола разногласий, обеспечение заключения контракта, направление информации в реестр контрактов), исполнение контракта (рассмотрение гарантий, организация приемки, оплата, направление информации в реестр контрактов), а также изменение и расторжение контракта (взаимодействие с поставщиком, организация включения в реестр недобросовестных поставщиков (РНП), направление требований об уплате неустоек, организация возврата обеспечения). Кроме того, контрактная служба осуществляет иные функции, такие как подготовка отчетов об объеме закупок у субъектов малого предпринимательства (СМП) и социально ориентированных некоммерческих организаций (СОНКО), участие в рассмотрении жалоб и формирование материалов для претензионно-исковой работы, а также выполнение полномочий, не переданных уполномоченному органу при централизации закупок.
Для завершения создания контрактной службы издается приказ, которым утверждается положение о службе и назначается ее руководитель. В приказе также указывается состав службы, если она создается без выделения отдельного подразделения. Приказ об утверждении положения о контрактной службе должен быть издан не позднее начала финансового года, в котором СГОЗ превысит 100 миллионов рублей, или не позднее даты доведения соответствующего решения при увеличении финансирования. Рекомендуется ознакомить задействованных лиц с приказом за два месяца до планируемой даты создания службы. При внесении изменений в положение издается приказ об утверждении этих изменений. Сотрудники контрактной службы должны быть уведомлены об изменениях, а при необходимости вносятся изменения в их должностные обязанности, с соблюдением сроков уведомления, установленных трудовым законодательством.
В состав контрактной службы обязательно входят руководитель и работник, при этом общее количество работников не может быть менее двух согласно пункту 2.2 Типового положения N 158н. Рекомендуется включать в состав минимум трех человек для обеспечения бесперебойной работы и сбалансированного принятия решений. Законом не установлены иные обязательные требования к структуре службы. Численность службы может быть увеличена или уменьшена в зависимости от интенсивности закупок. Для формирования компетентного состава службы можно привлекать профильных специалистов.
Руководитель контрактной службы назначается приказом руководителя заказчика или уполномоченного лица. Он должен иметь дополнительное профессиональное образование в сфере закупок или высшее образование (включая непрофильное), согласно части 6 статьи 38 Закона N 44-ФЗ. В 2025 году для некоторых заказчиков (государственных (муниципальных) учреждений и унитарных предприятий) действуют исключения из этого требования. Особенности правового статуса руководителя, его должностные обязанности, полномочия и ответственность подробно закрепляются в должностной инструкции.
Работники контрактной службы выбираются из числа сотрудников заказчика. Они также должны иметь дополнительное профессиональное образование в сфере закупок или высшее образование (включая непрофильное). Рекомендуется учитывать требования профессиональных стандартов "Эксперт в сфере закупок" и "Специалист в сфере закупок" при формировании службы. В 2025 году для определенных категорий заказчиков также действуют исключения из требований к образованию.
Контроль за деятельностью контрактной службы осуществляется в рамках Закона N 44-ФЗ посредством контроля в сфере закупок, ведомственного контроля и общественного контроля. При выявлении нарушений законодательства РФ и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок, виновные работники контрактной службы несут административную, уголовную, дисциплинарную и гражданско-правовую ответственность. Административная ответственность наступает по результатам проверок или рассмотрения жалоб. Уголовная ответственность предусмотрена Уголовным кодексом РФ. Дисциплинарная ответственность регулируется законодательством о труде. Гражданско-правовая ответственность наступает по общим основаниям за причиненный ущерб, с возможностью регрессного требования к виновным сотрудникам.