Претензионно-исковая работа в организации представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разрешение разногласий с контрагентами, возникших из-за неисполнения или ненадлежащего исполнения договорных обязательств. Она включает в себя все этапы: от обнаружения нарушения до полного удовлетворения требований, будь то в добровольном порядке или через принудительное исполнение.

Для эффективной организации претензионно-исковой работы необходимо определить круг сотрудников, которые будут в ней участвовать, и установить порядок их взаимодействия. Этот порядок следует закрепить в специальном документе – положении о претензионно-исковой работе.

Для упрощения процесса рекомендуется разработать типовые формы претензий и исковых заявлений.

В целях предотвращения возникновения претензий следует регулярно анализировать причины их появления и принимать меры по их устранению.

Участники претензионно-исковой работы:

В зависимости от масштаба деятельности организации и количества возникающих претензий (как исходящих, так и входящих), претензионную работу можно возложить на:

Юриста компании или юридический отдел. В рамках отдела можно выделить одного или нескольких юристов, специализирующихся на работе с претензиями.

Специализированное подразделение – отдел претензионно-исковой работы. Как правило, он создается на базе юридического департамента, но в его состав могут быть включены экономисты, бухгалтеры и узкие специалисты, соответствующие профилю деятельности организации. Например, в торговой компании это может быть товаровед, а в транспортной – логист.

Рабочую группу, формируемую для рассмотрения конкретной претензии. Этот вариант подходит, если споры возникают нечасто и требуют привлечения специалистов из разных областей, таких как юристы, бухгалтеры, инженеры и т.д.

Возможно комбинирование указанных вариантов. Например, текущей работой с претензиями занимается юрист, специализирующийся на претензионно-исковой работе, а для рассмотрения претензий по договорам подряда формируется рабочая группа из юристов и инженеров.

Необходимо четко распределить задачи между ответственными сотрудниками (подразделениями). Определить, кто будет принимать и регистрировать претензии от контрагентов, инициировать предъявление претензий от имени организации, вести переговоры, принимать решения о передаче споров в суд и т.д. Все эти положения должны быть отражены в локальном нормативном акте – положении о претензионно-исковой работе.

Для эффективной организации претензионно-исковой работы может потребоваться создание нового структурного подразделения и внесение изменений в должностные инструкции, трудовые договоры и другие документы. Чтобы избежать ошибок и не нарушить права сотрудников, к разработке проекта следует привлечь специалистов по кадрам и трудовому праву.

Положение о претензионно-исковой работе:

Для обеспечения своевременных и согласованных действий ответственных сотрудников необходимо разработать и утвердить внутренний документ, регламентирующий порядок их действий – положение о претензионно-исковой работе. Отсутствие такого документа может привести к упущению возможности досудебного урегулирования спора, нарушению процессуальных сроков и другим негативным последствиям, влекущим финансовые и репутационные потери.

Разработка положения о претензионно-исковой работе:

Законодательно установленный порядок разработки положения о претензионно-исковой работе отсутствует. Однако, поскольку данный документ затрагивает трудовые отношения, он является локальным нормативным актом, и при его разработке необходимо учитывать ряд требований. В частности, нормы положения не должны противоречить трудовому законодательству, иным нормативно-правовым актам, коллективному или трудовому договору (ч. 2 ст. 5, ст. 8 ТК РФ).

Во избежание противоречий и других ошибок рекомендуется создать рабочую группу по разработке положения, включив в нее специалистов по кадрам, юристов и бухгалтеров. Также следует привлечь руководителей подразделений, на которые будет распространяться действие положения. Это позволит решить спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными сторонами на этапе разработки.

Содержание положения о претензионно-исковой работе:

Положение о претензионно-исковой работе должно регламентировать работу как с поступающими претензиями, так и с претензиями, возникающими у организации к контрагентам. В нем необходимо описать весь цикл действий: от выявления факта нарушения обязательства (как со стороны организации, так и со стороны контрагента) до удовлетворения претензии (в добровольном порядке или принудительно, на основании исполнительного листа). Следует указать ответственных сотрудников на каждом этапе, определить, кто, кому и в какие сроки передает документы, в каких случаях проводятся переговоры и когда для разрешения спора привлекается медиатор.

При разработке положения необходимо учитывать требования законодательства, касающиеся сроков исковой давности, подсудности, досудебного порядка урегулирования споров и процессуальных сроков. Также следует учитывать специальные нормативные акты, регулирующие сферу деятельности организации. Например, при оказании бытовых услуг населению необходимо учитывать нормы Закона о защите прав потребителей и Правила бытового обслуживания населения.

Ввод в действие положения о претензионно-исковой работе:

Для вступления положения в силу необходимо его утверждение работодателем. Руководитель организации может сделать это одним из следующих способов:

Проставить гриф утверждения на первом (титульном) листе положения. Гриф содержит слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, Ф.И.О. и дату утверждения. Гриф размещается в правом верхнем углу листа, строки выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки (абз. 2, 3 п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2025).

Издать приказ об утверждении положения. Унифицированная форма приказа отсутствует, организация разрабатывает ее самостоятельно. В приказе рекомендуется указать дату введения положения в действие, порядок ознакомления работников с положением и сроки для этого, Ф.И.О. и должности лиц, ответственных за соблюдение приказа и положения. Если положение утверждено приказом, на титульном листе также проставляется гриф утверждения, состоящий из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия и реквизитов приказа (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2025).

Если для принятия локального нормативного акта необходимо учитывать мнение представительного органа работников (профсоюза), то до утверждения положения работодатель направляет проект документа и обоснование по нему в этот орган (ст. 372 ТК РФ).

Положение вступает в силу со дня его принятия работодателем, если в самом положении не указан иной срок (ч. 7 ст. 12 ТК РФ).

Необходимо ознакомить под подпись с положением всех сотрудников, участвующих в претензионно-исковой работе (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Типовые формы претензий и исков:

Рекомендуется разработать типовые формы претензий и исковых заявлений. Это позволит:

Экономить время на подготовку документов, особенно в случаях, когда срок предъявления претензии ограничен.

Снизить риск ошибок в документах. Например, типовая форма искового заявления поможет избежать пропуска обязательных сведений.

Ускорить обучение новых сотрудников, привлекаемых к претензионно-исковой работе.

Шаблоны претензий следует составлять таким образом, чтобы их могли использовать сотрудники, контролирующие исполнение договоров. Это позволит освободить время юристов для решения более сложных задач.

Например, если организация сдает в аренду офисы и наиболее частой претензией является просрочка арендной платы, можно разработать типовую форму претензии, в которой необходимо будет заполнить только поля с реквизитами договора аренды, данными должника-арендатора, суммой долга и периодом его возникновения. Подготовить претензию на основании такого шаблона сможет сотрудник, отслеживающий своевременность поступления арендной платы.

Шаблоны исковых заявлений в арбитражный суд разрабатываются с учетом требований ч. 2 ст. 125 АПК РФ, а в суд общей юрисдикции – ч. 2 ст. 131 ГПК РФ.

Использовать шаблоны для ответов на претензии и отзывов на исковые заявления не рекомендуется. Претензионно-исковая работа в случае предъявления претензий или исков к организации должна осуществляться индивидуально, при непосредственном участии юристов. Содержание ответа на претензию влияет на возможность досудебного урегулирования конфликта, а грамотное составление отзыва на иск определяет перспективы судебного разбирательства.

Анализ ошибок для профилактики нарушений:

Конечная цель претензионно-исковой работы – сокращение числа нарушений и претензий, а также уменьшение количества судебных споров. Для достижения этой цели необходимо регулярно проводить анализ ошибок, выявлять и устранять причины возникновения претензий.

Например, если организация проиграла суд из-за некорректной формулировки в договоре, следует внести соответствующие исправления в типовые договоры. Если претензия была удовлетворена из-за неправильного оформления документов на передачу товара, необходимо выпустить разъяснения для сотрудников склада и провести обучение персонала. Если контрагент не смог выполнить обязательства, а взыскать с него нечего, следует внести изменения в положение о договорной работе, чтобы усилить проверку контрагентов. Также можно ввести правило, согласно которому новым клиентам товары поставляются (работы выполняются, услуги оказываются) только по предоплате.