Для эффективного проведения закупок заказчики вправе привлекать специализированные организации. Эти организации представляют собой команды профессионалов, способных оказать содействие в разработке закупочной документации (при ее наличии согласно Закону N 44-ФЗ) и в проведении процедур определения поставщика. В контракте на оказание услуг со специализированной организацией необходимо четко определить перечень передаваемых ей функций. Для выбора квалифицированной компании рекомендуется проводить электронный конкурс. Специализированной организации может быть поручено проведение как всех конкурентных закупок заказчика, так и их части.
Специализированная организация – это юридическое лицо, предоставляющее заказчикам услуги по проведению закупочных процедур. Как правило, это высококвалифицированные специалисты в сфере государственных и корпоративных закупок. Любой заказчик имеет право делегировать специализированной организации выполнение отдельных функций по определению поставщика конкурентными способами, согласно части 1 статьи 40 Закона N 44-ФЗ. Специализированная организация действует от имени заказчика, однако права и обязанности, возникающие в результате ее действий, принадлежат заказчику. Привлечение такой организации целесообразно при недостатке кадровых или временных ресурсов у заказчика, что способствует более эффективной организации закупочного процесса, согласно части 3 статьи 40 Закона N 44-ФЗ. Заказчик может заключить контракт на оказание услуг со специализированной организацией как для проведения конкретной закупочной процедуры, так и для осуществления отдельных видов закупок (по способу определения поставщика, цене или объекту закупки), либо на определенный период, например, на год. Важно отметить, что специализированная организация не имеет права выступать участником закупки, которую она сопровождает, согласно части 5 статьи 40 Закона N 44-ФЗ.
Перечень функций, которые могут быть переданы специализированной организации, является открытым и закреплен в Законе N 44-ФЗ. Существуют также исключительные функции, которые могут осуществляться только самим заказчиком, согласно части 1 статьи 40 Закона N 44-ФЗ. Заказчик может передать как максимальный объем функций, так и лишь некоторые из них, что напрямую влияет на степень профессионального участия специализированной организации в закупочной деятельности заказчика. К функциям, которые вправе передать специализированной организации, относятся:
разработка закупочной документации (при ее наличии согласно Закону N 44-ФЗ);
размещение извещений, иных сведений и документов в Единой информационной системе и на электронных площадках;
направление приглашений участникам закупок;
созыв и организация заседаний комиссий заказчика;
анализ и проверка заявок участников на предмет полноты сведений и соответствия требованиям извещения и документации (при наличии документации согласно Закону N 44-ФЗ);
ведение протоколов заседаний и их подписание членами комиссии;
подготовка разъяснений по закупочной документации (при ее наличии согласно Закону N 44-ФЗ);
организационно-техническое сопровождение, включающее печать документов, рассылку писем, предоставление помещений для вскрытия конвертов, организацию аудио- и видеосопровождения и прочее;
консультирование сотрудников заказчика по возникающим вопросам;
подготовка документов при обжаловании результатов закупки;
участие в заседаниях Федеральной антимонопольной службы России, ее территориальных органов и в судах.
Функции, которые не подлежат передаче специализированной организации, включают:
создание комиссии по осуществлению закупок;
определение начальной (максимальной) цены контракта, начальной цены единицы товара, работы, услуги, а также начальной суммы цен указанных единиц;
определение предмета контракта и его иных существенных условий;
утверждение проекта контракта и закупочной документации (при ее наличии согласно Закону N 44-ФЗ);
подписание контракта.
Для выбора специализированной организации необходимо в первую очередь разработать проект контракта, в котором детально прописать перечень передаваемых функций. Затем следует провести процедуру выбора одним из способов, предусмотренных Законом N 44-ФЗ. Стоимость услуг специализированной организации, а следовательно, и возможный способ ее выбора, зависят от объема передаваемых функций и количества закупок, для которых она привлекается.
В контракт со специализированной организацией следует включить следующие сведения:
Перечень функций, передаваемых организации. Эти сведения являются предметом контракта. Детальное согласование существенных условий необходимо для признания контракта заключенным согласно пункту 1 статьи 432 Гражданского кодекса Российской Федерации. Формулировки должны быть максимально подробными для определения точных пределов ответственности специализированной организации.
Закупки, для проведения которых привлекается специализированная организация. Необходимо определить все случаи, основания и процедуру привлечения организации, приведя конкретный перечень закупок из плана-графика или перечислив конкретные категории товаров, работ и услуг, закупку которых будет курировать специализированная организация. Это позволит разграничить функции и зоны ответственности сторон.
Перечень действий и случаев, за которые организация будет нести ответственность, как гражданско-правовую, так и административную. Важно помнить, что заказчик не освобождается от ответственности, если ошибки специализированной организации причинили вред юридическим и физическим лицам, участвующим в торгах, согласно части 4 статьи 40 Закона N 44-ФЗ.
Порядок взаимодействия заказчика и специализированной организации. Этот порядок является индивидуальным и зависит от требований заказчика и технических возможностей сторон. Следует указать контактных лиц для оперативного решения вопросов и контроля процесса оказания услуг, а также разработать график выполнения всех этапов, от отправки писем до разработки документации (при ее наличии согласно Закону N 44-ФЗ) и подготовки отчетов.
Дополнительно можно определить требования к специалистам, участвующим в анализе заявок и разработке документации (при ее наличии согласно Закону N 44-ФЗ), а также способ проведения консультаций заказчика (письменные, устные, возможность удаленной работы и т.д.). Необходимо закрепить обязательное наличие у сотрудников специализированной организации электронных подписей для своевременного размещения всей необходимой информации в Единой информационной системе.
Выбор специализированной организации может быть осуществлен любым способом, предусмотренным Законом N 44-ФЗ, при условии соблюдения ограничений, установленных для каждого способа, согласно части 2 статьи 40 Закона N 44-ФЗ. Важно, чтобы закупка была запланирована. Рекомендуется проводить открытый конкурс в электронной форме, поскольку он позволяет сравнить не только ценовые предложения, но и уровень квалификации и опыта организаций. Заключение безвозмездных контрактов со специализированными организациями противоречит Закону N 44-ФЗ и несет риск привлечения к ответственности, что подтверждается Письмом Минэкономразвития России от 27.03.2017 N Д28и-1366.