Единых обязательных требований к положению о претензионно-исковой работе не существует. Содержание документа определяется спецификой деятельности организации.

Как правило, положение состоит из трех основных частей:

Вводная часть: определяет вопросы, регулируемые положением, и подразделения, руководствующиеся им.

Основная часть: устанавливает ответственных лиц, порядок и сроки их действий на каждом этапе, от возникновения претензии до ее удовлетворения (добровольного или принудительного).

Заключительная часть: определяет дату вступления положения в силу, порядок внесения изменений и дополнений и т.п.

Рассмотрим подробнее содержание каждой части.

Общие положения (вводная часть):

Во вводной части указываются:

Вопросы, регулируемые положением.

Нормативно-правовые акты, на основании которых оно составлено.

Подразделения и должности работников, на которых распространяется действие положения (участники претензионно-исковой работы).

Выявление нарушений договорных обязательств:

Для своевременного реагирования на нарушения обязательств контрагентами (или исправления собственных нарушений) необходимо организовать контроль за исполнением договоров. Следует установить порядок действий сотрудника, обнаружившего нарушение, включая фиксацию нарушения и уведомление ответственных лиц в установленные сроки.

Обычно этот порядок закрепляется в положении о договорной работе. При отсутствии такого документа, соответствующий раздел включается в положение о претензионно-исковой работе.

Порядок составления и направления претензий:

В данном разделе необходимо определить:

Кто и на основании каких критериев принимает решение о направлении претензии.

Как назначается сотрудник, ответственный за работу с конкретной претензией.

Кто отвечает за соблюдение обязательного претензионного порядка (если он установлен).

В каких случаях используются типовые формы претензий.

Кто готовит проект нетиповой претензии и кто утверждает ее окончательную редакцию.

Работа с претензиями, поступающими от контрагентов:

Рекомендуется установить:

Кто принимает и регистрирует претензию. Желательно вести реестр претензий с указанием даты получения, номера, наименования контрагента, реквизитов договора и срока ответа.

Срок рассмотрения претензии и подготовки ответа. Необходимо учитывать установленные законом сроки рассмотрения и удовлетворения претензий (например, претензии о расторжении договора, претензии от потребителей). Для таких претензий рекомендуется установить более короткий внутренний срок рассмотрения.

Порядок проверки обоснованности претензии, включая запросы пояснений и документов от компетентных сотрудников и контрагента.

Кто и на основании каких критериев принимает окончательное решение по претензии: удовлетворить, перейти к досудебному урегулированию или отказать.

Досудебное урегулирование претензии:

В данном разделе можно указать:

Какие споры рекомендуется урегулировать путем переговоров (например, претензии на определенную сумму или разногласия со значимыми контрагентами).

Кто уполномочен вести переговоры и принимать компромиссные решения.

В каких случаях привлекаются медиаторы.

Кто и на основании каких критериев принимает решение о передаче спора в суд. Следует учитывать временные и финансовые затраты, шансы на выигрыш и наличие имущества у второй стороны для взыскания. Также необходимо учитывать возможность прекращения деловых отношений с контрагентом.

Рассмотрение спора в суде:

Рекомендуется урегулировать следующие вопросы:

Кто представляет интересы организации в суде (штатный юрист, сторонний юрист, юридическая фирма, адвокат). Можно установить разные варианты в зависимости от категории спора.

Кто готовит и подает в суд иск (отзыв) с необходимыми документами. Желательно, чтобы иск (отзыв) готовил тот, кто будет выступать в суде.

Кто и на основании каких критериев принимает решение об обжаловании решения суда. Следует предусмотреть ситуации, когда организация сразу переходит к исполнению решения суда.

Дублировать процессуальные сроки в положении не требуется, но для контроля за ходом претензионно-исковой работы можно установить дополнительные промежуточные сроки (например, срок представления текста отзыва на исковое заявление на утверждение руководителю).

Исполнение решений суда:

Необходимо установить порядок действий как для случаев, когда организация является взыскателем, так и для случаев, когда она является должником.

Для случаев, когда организация является взыскателем, следует указать:

Кто является ответственным за работу с исполнительным листом.

Порядок действий ответственного сотрудника, включая промежуточные контрольные сроки. Можно указать, что исполнительный лист направляется непосредственно в банк должника (для скорейшего получения денежных средств).

Для случаев исполнения решения суда организацией необходимо установить:

Кто принимает решение о добровольном исполнении.

Сроки добровольного исполнения.

Кто и в каком порядке взаимодействует с судебными приставами.

Как исполняется решение о взыскании денежных средств. Иногда целесообразно дождаться предъявления исполнительного листа в банк организации.

Заключительные положения:

В данном разделе указываются:

Дата вступления положения в силу.

Порядок внесения изменений и дополнений.

Порядок отмены положения.

Перечень локальных нормативных актов, прекращающих действие в связи с принятием положения.