Эффективная организация работы с доверенностями зависит от масштаба и структуры компании, количества выдаваемых документов и других факторов. Важно определить ключевые действия (функции) на каждом этапе работы с доверенностью – от выдачи до уничтожения, и четко распределить ответственность между сотрудниками или подразделениями, закрепив это во внутренних документах, с обязательным ознакомлением работников под подпись.
Для упрощения и ускорения работы целесообразно разработать и использовать типовые формы доверенностей и сопутствующие документы.
1. Участники процесса работы с доверенностями
Функции по работе с доверенностями могут быть возложены на одного сотрудника, отдельное подразделение или распределены между несколькими. При выборе ответственных лиц следует ориентироваться на их трудовые функции, закрепленные в трудовых договорах и должностных инструкциях. В случае необходимости, внесите соответствующие изменения в эти документы, поскольку требование выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором, не допускается (ст. 60 ТК РФ).
К работе с доверенностями можно привлечь:
подразделение, ответственное за документооборот (секретариат, канцелярия), для подготовки доверенностей к подписанию руководителем, регистрации их как исходящих документов и выдачи представителям;
юридический отдел для подготовки текстов доверенностей или проверки их юридической корректности;
бухгалтерию для оформления доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;
профильных специалистов, например, подразделение, занимающееся сдачей площадей в аренду, может отвечать за доверенности на представление интересов организации при регистрации долгосрочных договоров аренды.
2. Внутреннее положение о работе с доверенностями
Для обеспечения своевременных и согласованных действий ответственных сотрудников рекомендуется разработать внутренний документ, регламентирующий порядок их действий – положение о доверенностях или серию приказов для каждого этапа и подразделения. Единое положение предпочтительнее, если в работу вовлечены сотрудники разных подразделений, поскольку оно позволяет урегулировать все этапы работы и снизить риск противоречий в локальных актах. Обязательно ознакомьте всех сотрудников, участвующих в работе с доверенностями, с этим документом под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
2.1. Разработка положения о работе с доверенностями
Законодательно порядок разработки такого положения не установлен. Однако, учитывая, что документ затрагивает трудовые отношения и является локальным нормативным актом, при его разработке необходимо учитывать определенные требования. В частности, нормы положения не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным законодательством, коллективным договором или соглашениями. Если в организации действует представительный орган работников, положение должно учитывать его мнение, иначе оно не будет применяться (ч. 2 ст. 5, ст. ст. 8, 372 ТК РФ).
Требования к содержанию положения о работе с доверенностями в законодательстве отсутствуют. В документе можно определить этапы работы с доверенностью, ответственных сотрудников, порядок и сроки их действий на каждом этапе.
2.2. Утверждение положения о работе с доверенностями
Для вступления положения в силу работодатель должен его утвердить. Руководитель организации может сделать это следующими способами:
проставить гриф утверждения на титульном листе положения, включающий слово "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами без кавычек), должность руководителя, его подпись, инициалы, фамилию и дату утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2025);
издать отдельный приказ об утверждении положения, указав дату введения в действие, необходимость ознакомления работников с положением в установленный срок и назначение ответственных за соблюдение приказа и положения. Если положение утверждено приказом, на титульном листе положения также проставляется гриф утверждения, состоящий из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия приказа в творительном падеже, его даты и номера (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2025).
Если для принятия локального нормативного акта необходимо учитывать мнение представительного органа работников, проект документа и обоснование должны быть направлены в этот орган до утверждения положения (ст. 372 ТК РФ).
Положение вступает в силу со дня его принятия работодателем, если в нем не указан иной срок (ч. 7 ст. 12 ТК РФ).
3. Использование типовых форм доверенностей
Типовые формы позволяют сэкономить время на разработку и согласование доверенностей, снизить риск ошибок и нагрузку на отдельные подразделения (юридический отдел, бухгалтерию), а также ускорить обучение новых сотрудников.
Для разработки эффективных типовых форм рекомендуется изучить сложившуюся практику выдачи доверенностей и выделить ситуации, требующие однотипных документов: подписание договоров, защита интересов в суде, приемка работ. Разработайте типовые тексты с учетом ст. ст. 185 - 187 ГК РФ.
Подготовленные шаблоны могут использоваться профильными специалистами без специальных юридических знаний, достаточно будет заполнить пустые поля: данные представителя, наименование организации, сумму сделки, срок действия доверенности.
Типовые доверенности можно утвердить в качестве приложений к положению о работе с доверенностями или издать соответствующий приказ, определяющий порядок и условия их использования.
4. Учет и хранение доверенностей
Закон не устанавливает конкретных правил учета и хранения доверенностей, поэтому организация может определить их самостоятельно и закрепить во внутренних документах, в частности в положении о работе с доверенностями. Например, можно организовать учет выданных доверенностей и отражать их выдачу и возврат в специальном журнале. Хранить доверенности можно в собственном архиве, назначив ответственное лицо приказом руководителя, или передать в стороннюю организацию по договору хранения документов.
Нормативно установлен срок хранения доверенностей, который необходимо учитывать.
Правила хранения можно установить отдельно для:
оформленных оригиналов доверенностей;
возвращенных оригиналов доверенностей после прекращения их действия;
архивных копий выданных доверенностей;
корешков доверенностей на выдачу ТМЦ.
4.1. Ведение журнала учета выданных доверенностей
Закон не требует ведения такого журнала, но он позволит отслеживать оформленные доверенности, их местонахождение, срок действия и другие важные сведения. Журнал может быть представлен третьим лицам, например, в суде в качестве доказательства.
Установите правила ведения журнала, например:
перечень обязательных граф;
порядок хранения и заполнения;
условия предоставления сведений из журнала.
Порядок ведения журнала можно закрепить в положении о работе с доверенностями, положении о ведении журнала доверенностей или отдельном приказе.
4.1.1. Оформление журнала учета выданных доверенностей
Журнал может быть оформлен в бумажном или электронном виде. Бумажный журнал рекомендуется прошить, скрепить подписью руководителя и пронумеровать страницы для предотвращения подмены листов и дописок. Включите в журнал реквизиты доверенности, данные представителя и срок ее действия. Можно фиксировать полномочия по доверенности, дату ее передачи представителю, отзыв доверенности и возврат прекратившей действие доверенности.
При отмене доверенности необходимо уведомить об этом представителя и лиц, для представительства перед которыми она выдана (п. 1 ст. 189 ГК РФ). Фиксация этих лиц в журнале упростит рассылку уведомлений об отмене доверенности.
В бумажном журнале можно предусмотреть поле для расписки представителя в получении доверенности.
4.2. Срок хранения доверенностей
По общему правилу доверенности, выданные руководителем или лицом, действующим от имени организации без доверенности, хранятся пять лет после истечения срока их действия или отзыва (п. 36 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Доверенности на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг хранятся постоянно. Ограничиться пятилетним сроком можно только при хранении доверенностей, выданных для участия в годовых и внеочередных собраниях акционеров акционерных обществ, акции которых находятся в государственной или муниципальной собственности, начиная с даты истечения срока действия доверенности или ее отзыва (п. п. 106, 107 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 2.1.14 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс).
Организация может установить во внутренних документах более продолжительный срок хранения доверенностей, например, для доверенностей, на основании которых подписаны договоры на длительный или неопределенный срок. Это может помочь подтвердить полномочия подписанта в случае спора.