Настоящее положение определяет порядок работы с доверенностями в организации, начиная от подготовки текста и заканчивая их уничтожением. Оно устанавливает обязанности и сроки действий ответственных сотрудников на каждом этапе.

Положение регулирует вопросы подготовки, согласования, учета, хранения, отмены и уничтожения доверенностей. При его разработке учитываются действующие нормативно-правовые акты и локальные нормативные документы организации. Положение распространяется на подразделения и работников, участвующих в работе с доверенностями, в соответствии с трудовыми договорами и должностными инструкциями. Запрещается возлагать на работников обязанности, не предусмотренные трудовым договором (ст. 60 ТК РФ). Дата вступления положения в силу указывается отдельно, если она отличается от даты его утверждения (ч. 7 ст. 12 ТК РФ). При утверждении настоящего положения прекращают действие ранее действовавшие локальные нормативные акты, регулирующие вопросы оформления доверенностей, для избежания противоречий. Контроль за соблюдением положения осуществляет уполномоченное лицо или подразделение. Изменения и дополнения в положение вносятся в установленном порядке. Порядок отмены положения также определяется организацией.

Подготовка текста доверенности включает определение инициатора оформления доверенности, лица, ответственного за подготовку проекта, и объема предоставляемых полномочий. Генеральный директор определяет полномочия директора филиала, а руководитель отдела продаж – полномочия менеджера. В организации могут быть утверждены типовые формы доверенностей, использование которых обязательно. Инициатор оформления доверенности направляет в юридический отдел служебную записку с указанием необходимых данных, таких как персональные данные представителя, срок действия доверенности и объем полномочий.

Согласование доверенностей осуществляется компетентными сотрудниками. Юридический отдел проверяет соответствие доверенности законодательству, а руководитель подразделения – объем полномочий, предоставляемых его подчиненному. Согласование может оформляться визами на проекте доверенности или листом согласования. Устанавливаются сроки согласования и представления замечаний. Замечания оформляются в листе согласования или электронной переписке. Ответственный сотрудник дорабатывает проект доверенности по замечаниям в установленный срок. Доверенность передается на подпись руководителю после проверки наличия листа согласования и устранения замечаний. В случае необходимости, организация взаимодействует с нотариусом для удостоверения доверенности.

Учет (регистрация) выданных доверенностей осуществляется ответственным лицом или подразделением. Ведется журнал учета выданных доверенностей, в котором фиксируется выдача представителю и возврат в организацию. Изготавливаются и хранятся копии выданных доверенностей для ознакомления с их текстом.

Отмена доверенностей осуществляется при определенных условиях, например, при прекращении сотрудничества с представителем или увольнении работника. Сотрудник отдела кадров запрашивает информацию о выданных доверенностях у ответственного подразделения и инициирует процесс отмены. Готовятся документы для отмены доверенности, разрабатываются типовые формы. Представитель и известные третьи лица уведомляются об отмене доверенности в соответствии с законом (п. 1 ст. 189 ГК РФ). Организация взаимодействует с нотариусом при отмене нотариальной доверенности (п. 1 ст. 189 ГК РФ).

Хранение прекративших действие доверенностей осуществляется в течение пяти лет после истечения срока действия или их отзыва (п. 36 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Исключение составляют доверенности на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг, которые хранятся постоянно (п. 106 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 2.1.14 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс). Уничтожение доверенностей осуществляется в установленном порядке, оформляется опись уничтоженных доверенностей, которая хранится в организации.