Законодательно процедура отзыва претензии не регламентирована. Для отзыва претензии необходимо направить контрагенту письмо, в котором четко выражено намерение отказаться от ранее заявленных требований. В письме следует указать реквизиты отзываемой претензии, а также дату, номер и наименование договора, по которому она была предъявлена.

Рекомендуется направить письмо об отзыве претензии тем же способом, каким была направлена первоначальная претензия.

Составление письма об отзыве претензии:

Рекомендуется оформить отзыв претензии в том же стиле, что и саму претензию, например, на фирменном бланке организации.

В письмо об отзыве необходимо включить стандартные реквизиты, используемые в деловой переписке. Важно, чтобы по письму можно было однозначно идентифицировать отправителя, адресата и суть намерения.

Обязательно укажите сведения, позволяющие контрагенту безошибочно определить, от каких именно требований происходит отказ:

Дату и номер (при наличии) отзываемой претензии.

Дату, номер (при наличии) и наименование договора, в связи с которым была предъявлена претензия.

Суть ранее заявленных требований (например, требование об уплате неустойки).

Четко укажите, что вы отзываете ранее направленную претензию. Обоснование отзыва не является обязательным, но может быть приведено в письме. К письму можно приложить документы, подтверждающие основания для отзыва.

В случае, если претензия была направлена ошибочно или необоснованно, рекомендуется принести извинения за доставленные неудобства и возможные организационные издержки, чтобы сохранить позитивные деловые отношения.

Письмо об отзыве претензии должно быть подписано лицом, уполномоченным действовать от имени организации. Как правило, это единоличный исполнительный орган (например, генеральный директор) или лицо, действующее на основании доверенности.

Направление письма об отзыве претензии:

Отправьте письмо по тому же адресу и тем же способом, что и первоначальную претензию.

Допускается выбор иного удобного способа отправки. Главное условие – возможность достоверно установить отправителя и получателя письма.