Подрядчик обязан передать заказчику исполнительную документацию до приемки выполненных работ или одновременно с результатом работ, если иное не установлено договором. Законодательство не детализирует процедуру такой передачи. Однако, после завершения строительства объекта, лицо, осуществляющее строительство, обязано передать застройщику исполнительную документацию. Конкретные сроки и порядок передачи могут быть определены условиями договора подряда. В случае отсутствия таких условий в договоре, передача может быть оформлена двусторонним актом, содержащим полный перечень передаваемой документации.
К исполнительной документации по договору подряда относятся материалы в текстовой и графической формах, отражающие фактическое исполнение проектных и рабочих решений при строительстве, реконструкции или капитальном ремонте объектов капитального строительства. Состав и порядок ведения такой документации устанавливаются Минстроем России. Для иных видов работ понятие исполнительной документации может быть адаптировано с учетом специфики работ и задания заказчика. Состав исполнительной документации для строительства, реконструкции и капремонта объектов капитального строительства определен в Приложении N 1 к Приказу Минстроя России от 16.05.2023 N 344/пр.
Момент передачи исполнительной документации заказчику может быть установлен нормативными правовыми актами. Например, при строительстве объектов капитального строительства, подрядчик после выполнения всех работ направляет заказчику заявление о соответствии объекта требованиям, к которому прилагается исполнительная документация. Порядок ведения исполнительной документации устанавливает, что передача застройщику (техническому заказчику) осуществляется в срок, предусмотренный договором. Если предусмотрен государственный строительный надзор, срок передачи не должен превышать пяти рабочих дней с даты получения заключения о соответствии. В случае отсутствия срока в договоре при наличии надзора, применяется тот же пятидневный срок. При передаче документации на бумажном носителе, если срок не определен, она передается по мере подписания и приемки работ. Договор подряда может уточнять момент или срок передачи исполнительной документации, если это не противоречит нормативному регулированию. Если договор не содержит таких условий, исполнительная документация передается вместе с результатом работы, согласно статье 726 Гражданского кодекса Российской Федерации, которая применяется к информации, необходимой для эксплуатации предмета договора подряда.
Для оформления передачи исполнительной документации следует руководствоваться условиями договора подряда. При отсутствии таких условий рекомендуется составить двусторонний акт приема-передачи, который может служить подтверждением факта передачи в случае возникновения споров. Требования к форме акта отсутствуют, он может быть составлен в произвольном виде. В акт приема-передачи исполнительной документации рекомендуется включить следующие сведения:
сведения о договоре подряда (номер, дата, наименования сторон);
дату передачи документации;
количество экземпляров и листов или указание на формат и носитель при электронной передаче;
перечень всех документов с указанием реквизитов и количества листов;
указание на факт передачи подрядчиком и принятия заказчиком документации по перечню;
подписи уполномоченных лиц с указанием их должностей и полных имен.