При изменении сведений, указанных в регистрационной карточке контрольно-кассовой техники (ККТ), требуется ее перерегистрация. Обращение в налоговый орган должно быть осуществлено не позднее следующего рабочего дня после фиксации изменений. Процедура перерегистрации ККТ, как правило, сводится к заполнению соответствующего заявления. В случае замены фискального накопителя, помимо заявления, необходимо сформировать и приложить к нему отчеты. Завершается процесс получением новой регистрационной карточки ККТ.
Перерегистрация ККТ необходима в следующих случаях, согласно пункту 4 статьи 4.2 Закона о применении ККТ:
Изменение адреса и (или) места установки (применения) ККТ (код 1).
Смена оператора фискальных данных (код 2).
Изменение сведений о применении ККТ в составе автоматического устройства для расчетов (код 3). Этот код также применяется при перерегистрации ККТ в связи с изменениями в сведениях об автоматическом устройстве.
Замена фискального накопителя (код 4).
Переход ККТ в режим передачи фискальных данных в налоговые органы через оператора фискальных данных (код 5).
Переход ККТ в режим, не предусматривающий обязательную передачу фискальных данных в налоговые органы через оператора фискальных данных (код 6).
Изменение наименования организации (код 7).
Иные причины (код 8). Этот код используется, в частности, при планировании продажи подакцизных товаров, таких как сахаросодержащие напитки. Закон о применении ККТ не предусматривает переходных периодов или возможности продолжения эксплуатации ККТ до окончания срока службы ключа фискального признака фискального накопителя без перерегистрации и указания в заявлении о продаже подакцизных товаров. Обращение за перерегистрацией должно последовать не позднее следующего рабочего дня после изменения сведений, указанных в регистрационной карточке ККТ. Перерегистрация ККТ не требуется при смене налогового режима, поскольку сведения о системе налогообложения отсутствуют в регистрационной карточке.
При смене налогового режима, включая изменение объекта налогообложения при применении УСН, необходимо внести соответствующие корректировки в настройки ККТ и сформировать отчет об изменении параметров регистрации. Этот отчет автоматически направляется в налоговую через оператора фискальных данных, поскольку первоначальный фискальный документ "отчет о параметрах регистрации" содержал информацию о применяемой системе налогообложения. Учитывая, что система налогообложения является обязательным реквизитом кассового чека, внесение изменений должно быть произведено до начала продаж по новой системе, чтобы избежать штрафов за ошибки в обязательных реквизитах.
Перерегистрация ККТ требуется при изменении организационно-правовой формы, так как полное наименование организации, включающее ее организационно-правовую форму, указывается в регистрационной карточке ККТ. Изменение места нахождения или адреса организации само по себе не требует перерегистрации ККТ, если это не влечет за собой изменения адреса установки (применения) ККТ или автоматического устройства для расчетов, указанных в регистрационной карточке.
Для заполнения заявления о перерегистрации ККТ используется та же форма, что и для регистрации, с аналогичным порядком заполнения. Основное отличие заключается в необходимости указания причины перерегистрации. При наличии нескольких причин следует отметить все, за исключением одновременного указания перехода ККТ в режим передачи фискальных данных и выхода из него (коды 5 и 6). При использовании одной ККТ в составе нескольких автоматических устройств для расчетов заполняется раздел 2.1 формы заявления. В разделе 4 указывается "1" при поломке фискального накопителя и "2" при его замене, не связанной с поломкой.
Замена фискального накопителя осуществляется в следующем порядке:
1. Убедитесь в передаче всех фискальных документов оператору фискальных данных, сформировав отчет о закрытии смены. Поле, отражающее количество непереданных документов, должно быть пустым.
2. Сформируйте отчет о закрытии фискального накопителя. Исключение составляет случай заводского брака, когда невозможно считать все данные и сформировать отчет. Производитель фискального накопителя должен документально подтвердить поломку.
3. Установите новый фискальный накопитель.
4. Сформируйте отчет о регистрации или об изменении параметров регистрации ККТ в связи с заменой фискального накопителя. Этот отчет вместе с заявлением о регистрации (перерегистрации) ККТ должен быть передан в налоговый орган не позднее одного рабочего дня, следующего за днем замены фискального накопителя. Заявление обязательно подается, если ККТ применяется в режиме без передачи данных, работает в составе автоматических устройств, фискальный накопитель хотя бы какое-то время работал в режиме без передачи данных, или если прежний фискальный накопитель был сломан и не позволяет сформировать отчет о закрытии архива. Если отчет об изменении параметров регистрации передан в электронной форме через оператора фискальных данных, заявление может не подаваться.
Заявление о перерегистрации ККТ может быть подано как в электронном, так и в бумажном виде. Отказ от подачи заявления возможен при направлении отчета об изменении параметров регистрации в электронной форме через оператора фискальных данных. В случае отказа налогового органа в перерегистрации по причине недостоверности или неполноты сведений, заявление подается в общем порядке с приложением всех необходимых документов. При перерегистрации в связи с заменой фискального накопителя, как правило, вместе с заявлением (если оно подается) направляются сформированные отчеты (фискальные данные) в электронной форме.
Новая карточка регистрации ККТ выдается (направляется) в течение пяти рабочих дней со дня подачи заявления в электронном или бумажном виде. Порядок ее выдачи аналогичен порядку, применяемому при регистрации ККТ.