Сотрудники СФР обычно уведомляют о предстоящей выездной проверке примерно за месяц, но это не является обязательным требованием. Они могут вручить решение о проведении проверки непосредственно в день ее начала.

После получения информации о предстоящей проверке можно предпринять ряд действий для снижения риска доначислений и штрафов, включая инструктаж персонала и самостоятельную проверку документации.

Как узнать о возможной проверке заранее

Выездные проверки СФР проводятся на основании плана, разработанного территориальным органом Фонда (п. 3 ст. 26.14 Закона N 125-ФЗ). Этот план не публикуется, и сотрудники Фонда не обязаны заранее уведомлять о проверке. Уведомление может быть направлено за месяц, за несколько дней или непосредственно в день начала проверки.

Тем не менее, можно самостоятельно оценить вероятность проверки, учитывая:

Наличие оснований для включения в плановую проверку.

Наличие оснований для внеплановой или повторной проверки после предоставления уточненных сведений за период, уже подвергавшийся выездной проверке (п. п. 20, 24, пп. 2 п. 26 ст. 26.16 Закона N 125-ФЗ, ч. 2, 3 ст. 4.7 Закона N 255-ФЗ).

Действия после получения уведомления о проверке

Не существует универсального алгоритма, гарантирующего отсутствие нарушений. Однако можно предпринять меры для организации проверки и минимизации негативных последствий. Эти меры можно разделить на организационные и документальные.

Организационные мероприятия:

Для контроля за ходом проверки и предотвращения непредвиденных ситуаций рекомендуется:

Выделить и оборудовать помещение для работы проверяющих. Желательно предоставить отдельный кабинет. Требований к оборудованию нет, но минимальные удобства помогут избежать проблем. Рекомендуется обеспечить:

Внутренний телефон с номером ответственного сотрудника.

Канцелярские принадлежности.

Чайник и/или питьевую воду, чай, кофе.

Предоставление доступа к технике (компьютер, копировальный аппарат) не обязательно. Рекомендуется самостоятельно распечатывать и копировать необходимые документы.

Определить круг лиц, уполномоченных контактировать с проверяющими:

Ответственное лицо для оперативной связи (получение требований, согласование вопросов). Необходимо проверить наличие полномочий на получение документов или оформить доверенность.

Лица, имеющие право давать разъяснения от имени организации (руководитель, главный бухгалтер). Можно предоставить такое право юристу по доверенности.

Провести инструктаж персонала о правилах поведения во время проверки:

Проверяющие не имеют права допрашивать сотрудников, но могут получить информацию в личных беседах. Сотрудники должны переадресовывать вопросы руководству.

Недопустимо обсуждать рабочие вопросы в общественных местах.

Не показывать содержание бухгалтерской программы, не распечатывать и не передавать документы. Все контакты с проверяющими осуществляются через уполномоченное лицо.

Проинструктировать охрану (или ответственное лицо) о действиях при прибытии проверяющих:

Проверить служебные удостоверения и сверить с решением о проверке. Отказать в доступе лицам, не указанным в решении.

Определить помещения, доступные для проверяющих.

Разъяснить порядок выноса документов:

Оригиналы документов не выносятся.

Копии документов выносятся при наличии сопроводительного письма от организации о предоставлении документов по требованию.

При сомнениях в правомерности выноса документов охрана должна связаться с ответственным сотрудником.

Документальные мероприятия:

Рекомендуется подготовить документы, которые могут быть запрошены.

Проверить документы на наличие ошибок (нарушение формы, правил заполнения). Исправить ошибки в кратчайшие сроки. Например:

Отсутствует подпись в приказе о выплате премии – передать на подпись руководителю.

Отсутствует штатное расписание – восстановить его.

Создать рабочую группу для проверки и оценки документов. При большом объеме документов можно обратиться в аудиторскую или юридическую фирму для предварительной проверки. Это позволит выявить больше ошибок и получить рекомендации.

При обнаружении ошибки, повлекшей неуплату страховых взносов на травматизм, необходимо подать уточненные сведения (п. 1.1 ст. 24 Закона N 125-ФЗ).