Налоговые органы могут запросить пояснения по декларациям и расчетам в ходе камеральной или выездной проверки, налогового мониторинга, а также при выявлении несоответствий или ошибок. Пояснения предоставляются на основании требования инспекции, но могут быть поданы и по собственной инициативе, например, при подаче уточненной декларации. Срок предоставления пояснений, как правило, составляет пять рабочих дней с даты получения требования.
Пояснения составляются в произвольной форме, за исключением некоторых случаев, касающихся декларации по НДС, для которой обычно требуется электронная подача. Важно тщательно проверить декларацию на наличие ошибок перед составлением пояснений. Если ошибок нет, необходимо указать это в пояснениях, подробно объяснив причины расхождений, если таковые имеются, и приложить подтверждающие документы, например, выписки из бухгалтерского и налогового учета. В случае обнаружения ошибок, не приведших к занижению налога, следует указать правильные данные и приложить подтверждающие документы или подать уточненную декларацию. Если же ошибки привели к занижению налога, необходимо подать уточненную декларацию, а предоставление пояснений необязательно.
Содержание пояснений зависит от конкретного запроса инспекции, выявленных расхождений и вида налога. Рассмотрим примеры пояснений по различным налогам:
По налогу на прибыль: необходимо объяснить причины снижения налоговой нагрузки, убытков, расхождений в данных о доходах между декларациями по НДС и налогу на прибыль, а также отличия от бухгалтерской отчетности, связанные с различиями в методах учета.
По налогу на имущество: следует указать основные средства, освобожденные от налога, и основания для освобождения, а также причины расхождений с бухгалтерской отчетностью.
По НДФЛ (расчет 6-НДФЛ): необходимо объяснить причины, если сумма уплаченного налога меньше удержанного, например, возврат излишне удержанного налога. Следует учитывать, что даты признания доходов для НДФЛ и страховых взносов могут различаться, и инспекция не имеет права запрашивать пояснения по этому вопросу.
По страховым взносам: необходимо объяснить причины, если средняя сумма выплат застрахованному лицу меньше МРОТ, например, неполная отработка в отчетном периоде.
По УСН: необходимо объяснить расхождения между данными бухгалтерского и налогового учета, а также между доходами в декларации и данными по расчетному счету.
Пояснения можно подать на бумаге или в электронном виде по ТКС, за исключением пояснений к декларации по НДС, которые обычно подаются только в электронном виде. Важно соблюдать установленный срок предоставления пояснений, иначе предусмотрен штраф.