Дубликат документа представляет собой повторное создание оригинала, предназначенное для его замены. Для оформления дубликата необходимо выполнить следующие шаги:
1. Распечатать документ без оригинальных печатей и подписей.
2. Подписать распечатанный документ. При наличии печати на оригинале, проставить ее на дубликате.
3. Внести отметку о дубликате. На любом свободном месте документа, например, в верхней части первой страницы или на обороте последней, следует указать, что данный документ является дубликатом, изготовленным взамен утерянного оригинала. Подтвердите эту запись своей подписью. Данная мера предосторожности направлена на предотвращение возможных претензий о фальсификации документа в будущем, например, о его изготовлении задним числом или после исполнения обязательств по нему. Экспертиза зачастую позволяет установить примерное время создания документа. В случае признания документа судом фальсифицированным, он не будет принят в качестве доказательства (согласно статье 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации и статье 67 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации).
4. Получить подпись контрагента на дубликате.
В случае, если договор был удостоверен нотариусом, следует обратиться к нему за выдачей дубликата. Взаимодействие с другой стороной в данном случае не требуется. Нотариус обязан выдать вам один дубликат по вашему заявлению (в соответствии со статьей 52 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате и Письмом Федеральной нотариальной палаты от 17.07.2008 № 1066/06-12).