Внеочередное общее собрание акционеров или заочное голосование может быть проведено в любое время при необходимости принятия решений по вопросам, входящим в компетенцию общего собрания. Важно, чтобы выбранный способ принятия решения (заседание или заочное голосование) допускался законодательством и/или уставом общества. Совет директоров инициирует проведение внеочередного собрания или заочного голосования по собственной инициативе, либо по требованию акционеров, владеющих не менее чем 10% голосующих акций, ревизионной комиссии (при ее наличии) или аудиторской организации (индивидуального аудитора) общества. При подготовке к внеочередному собранию или заочному голосованию необходимо определить дату фиксации лиц, имеющих право голоса, уведомить акционеров и предоставить им необходимую информацию. В определенных случаях допускается приостановка направления информации и бюллетеней отдельным акционерам. Итоги собрания или голосования доводятся до сведения акционеров в форме отчета. Факт принятия решения и состав участвовавших акционеров подтверждаются в установленном порядке. Публичные акционерные общества и отдельные непубличные АО обязаны раскрывать информацию о подготовке и проведении внеочередных собраний и заочного голосования. Решение о проведении внеочередного собрания или заочного голосования принимается советом директоров. В случае отсутствия совета директоров в непубличном АО, решение принимает орган, определенный уставом. Решение о проведении внеочередного собрания или заочного голосования должно содержать способ принятия решений, возможность дистанционного участия, дату и время проведения, дату окончания приема бюллетеней (при заочном голосовании), место проведения, дату фиксации лиц, имеющих право голоса, повестку дня, тип привилегированных акций, порядок сообщения акционерам, перечень информации и порядок ее предоставления, форму и текст бюллетеня, а также адрес для направления бюллетеней и способы их подписания. При определении даты проведения внеочередного собрания или заочного голосования следует учитывать установленные законом сроки, которые зависят от инициатора проведения и вопросов повестки дня. Список лиц, имеющих право голоса, составляется на основании данных реестродержателя. Дата фиксации таких лиц устанавливается в пределах сроков, предусмотренных законом, и зависит от вопросов повестки дня. В список включаются акционеры-владельцы обыкновенных и привилегированных акций, имеющих право голоса, а также управляющие компании паевых инвестиционных фондов и доверительные управляющие. Список лиц предоставляется по требованию акционера, обладающего не менее чем 1% голосов. Сообщение о проведении внеочередного собрания или заочного голосования направляется акционерам не позднее установленных законом сроков, которые зависят от вопросов повестки дня. Сообщение должно содержать информацию о способе принятия решений, дате и времени проведения, месте проведения, повестке дня, дате фиксации лиц, имеющих право голоса, порядке ознакомления с информацией и категориях акций, владельцы которых имеют право голоса. Сообщение направляется регистрируемым почтовым отправлением, вручается под подпись или иным способом, предусмотренным уставом. Акционерам предоставляется необходимая информация и материалы, включая информацию о кандидатах, проекты изменений в устав и внутренние документы. Информация должна быть доступна в течение определенного срока до проведения собрания и во время его проведения. Копии документов предоставляются по запросу акционера за плату, не превышающую затрат на их изготовление. Бюллетени для голосования обязательны при заочном голосовании, совмещенном с заседанием, и при заседании с дистанционным участием. Бюллетени вручаются акционерам или их представителям, либо направляются в электронной форме. Общество может приостановить направление сообщений и бюллетеней отдельным акционерам при соблюдении определенных условий, включая возврат направленных сообщений и бюллетеней в течение двух лет, наличие предупреждения в последнем сообщении и отсутствие актуальной информации от акционера. Решение о приостановке принимается советом директоров. Проведение внеочередного заседания может осуществляться в форме совместного присутствия, совместного присутствия и дистанционного участия, или полностью дистанционно. Акционеры должны зарегистрироваться для участия в заседании. Кворум для проведения заседания определяется количеством голосов акционеров, обладающих более чем половиной голосов размещенных голосующих акций. Проведение заседания с дистанционным участием требует обеспечения трансляции в режиме реального времени и доступа к ней всех лиц, имеющих право голоса. Голосование на заседании может быть совмещено с заочным голосованием. Заочное голосование позволяет принимать решения по большинству вопросов, относящихся к компетенции общего собрания, за исключением некоторых случаев, предусмотренных законом или уставом. Акционеры голосуют путем отправки бюллетеней, в том числе с использованием электронных средств. Требования к кворуму заочного голосования аналогичны требованиям для заседания. Заполненные бюллетени направляются по почтовому адресу, указанному в сообщении, или в электронной форме. По итогам проведения заседания или заочного голосования составляется протокол об итогах голосования, протокол общего собрания акционеров и отчет об итогах голосования. Итоги голосования подводятся счетной комиссией или регистратором. Протокол об итогах голосования составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия заседания или окончания приема бюллетененй. Отчет об итогах голосования составляется не позднее четырех рабочих дней и доводится до сведения лиц, имеющих право голоса. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее трех рабочих дней и содержит информацию о дате и времени проведения, месте проведения, количестве голосов, повестке дня, результатах голосования и принятых решениях. Протокол подписывается председательствующим и секретарем собрания. Решения общего собрания, принятые на внеочередном заседании, удостоверяются в установленном порядке. Решения, принятые заочным голосованием, в специальном подтверждении не нуждаются.