Территориальные органы Социального фонда России (СФР) осуществляют проверку сведений персонифицированного учета. В ходе проверки контролируется соблюдение установленных сроков, формата и способа представления отчетности, а также достоверность и полнота предоставленных данных. В случае выявления нарушений СФР направляет страхователю акт. Страхователь имеет право представить свои возражения на акт. По результатам рассмотрения акта и возражений принимается решение о привлечении к ответственности или об отказе в таковой. Решения СФР могут быть обжалованы в установленном порядке. За нарушения в сфере персонифицированного учета предусмотрена административная ответственность.
Сроки проведения проверок сведений персонифицированного учета, отражаемых в форме ЕФС-1, а также сведений, включенных в расчет по страховым взносам, законодательством не установлены. Проверки проводятся по факту представления соответствующих сведений.
Нарушение СФР сроков проведения проверки само по себе не является основанием для отмены принятого по итогам проверки решения, поскольку такое несоблюдение не признается существенным нарушением процедуры. Однако привлечение к ответственности возможно только в пределах срока давности, который составляет три года с момента, когда СФР узнал или должен был узнать о нарушении. По истечении срока давности привлечение к ответственности недопустимо, а в случае ее применения такое решение может быть обжаловано в вышестоящем органе СФР или в суде.
В ходе проверки СФР выявляет следующие виды нарушений:
Нарушение сроков представления отчетности.
Несоблюдение установленного электронного формата сдачи отчетности, когда его применение обязательно.
Ошибки в представленной отчетности, включая арифметические, логические несоответствия, неполноту данных в форме, а также нарушения порядка ее заполнения.
Расхождения между представленными страхователем сведениями и данными, имеющимися в системе персонифицированного учета. Например, несоответствие Ф.И.О. или СНИЛС застрахованного лица данным лицевого счета фиксируется с кодом "30" и требует исправления.
Расхождения между сведениями страхователя и данными, полученными СФР от налоговых органов, других страхователей и иных источников.
В процессе проверки СФР может направлять запросы в государственные и муниципальные органы, включая МВД России и органы ЗАГС. При расхождении данных с ФНС России, налоговые органы могут содействовать СФР в получении необходимой информации от страхователя.
По итогам проверки СФР оформляет результаты следующим образом:
При выявлении ошибок или несоответствий направляется уведомление и составляется акт.
При нарушении срока или порядка сдачи сведений составляется акт о выявленных нарушениях.
По результатам рассмотрения акта СФР принимает решение о привлечении к ответственности или об отказе в таковой. В отношении сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) действует особый порядок: информация о нарушениях передается в Государственную инспекцию труда (ГИТ) для привлечения к административной ответственности. Исключение составляют случаи представления таких сведений на бумаге при обязательности электронного формата, когда акт и привлечение к ответственности осуществляются СФР самостоятельно.
Процедура рассмотрения акта и возражений страхователя включает изучение акта, возражений и приложенных документов. Рассмотрение проводится в течение 10 дней после истечения срока представления возражений, с возможностью продления на один месяц. Неявка страхователя на рассмотрение акта при надлежащем уведомлении не препятствует вынесению решения. Рекомендуется явиться на рассмотрение или направить представителя для разъяснения позиции и ознакомления с материалами.
Административная ответственность должностных лиц за нарушения в сфере персонифицированного учета может налагаться по статье 15.33.2 КоАП РФ. Сотрудник СФР составляет протокол об административном нарушении и передает его мировому судье. За нарушения, связанные со сведениями о трудовой деятельности (кроме нарушений формата), административная ответственность должностных лиц предусмотрена, но не устанавливается Законом о персонифицированном учете. Также существует риск привлечения к административной ответственности самой организации или ИП по статьям 5.27 КоАП РФ. Протоколы по таким нарушениям составляют инспекторы ГИТ, которые могут рассматривать дела самостоятельно или передавать их мировому судье. Решения о наложении административного штрафа могут быть обжалованы.